ZMIANY W PROWADZENIU DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczącej rekrutacji, przebiegu zatrudnienia i ewentualnego zwolnienia pracownika. Jego obowiązkiem jest także jej przechowywanie.

Do tej pory dokumentacja prowadzona była w formie papierowej, a czas jej przechowywania wynosił 50 lat. Rada Ministrów przyjęła jednak projekt ustawy, dzięki któremu akta pracownicze będzie można przechowywać krócej i wygodniej – w formie elektronicznej.

50 LAT PRZECHOWYWANIA SKRÓCONE DO 10 

Zgodnie z nową ustawą, pracodawca będzie mógł przechowywać akta pracownicze 10 lat, a więc pięć razy krócej niż do tej pory. Jeśli zdecyduje się skorzystać z nowego rozwiązania, powinien zrobić to według następujących zasad:   

  • Dokumentację zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł przechowywać przez 10 lat, jeśli co miesiąc dostarczy ZUS-owi raport z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury lub renty pracownika. ZUS zapisze niezbędne dane na koncie ubezpieczonego, a dzięki temu pracownik nie będzie musiał udowadniać historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać żadnych zaświadczeń od byłego pracodawcy.
  • Dokumentację obecnych lub byłych zatrudnionych po 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, pracodawca będzie mógł przechowywać przez czas skrócony do 10 lat, jeśli złoży do ZUS-u raport informacyjny, a w nim udzieli informacji niezbędnych do wyliczenia emerytury lub renty pracownika. Nie jest to obligatoryjne rozwiązanie, ale jeśli pracodawca się do niego zobowiąże, będzie ono obowiązywało go w przyszłości względem wszystkich zatrudnionych.

E-DOKUMENT RÓWNOWAŻNY Z PAPIEROWYM

Kolejna zmiana dotyczy formy przechowywania dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej. Przestanie więc obowiązywać zasada przechowywania dokumentów wyłącznie w formie papierowej. Jest to ogromne ułatwienie i ukłon w stronę przedsiębiorców, którzy digitalizując przechowywane akta pracownicze zwiększą przestrzeń użytkową w biurze i będą mogli skorzystać z okazji do uporządkowania zasobów archiwalnych.

Jeśli pracodawca zdecyduje się prowadzić dokumentację cyfrową, dotychczasowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli zarówno pracownik, jaki i pracodawca będą dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument będzie mógł powstać bez konieczności skanowania papierowego odpowiednika.

WSPÓŁPRACA Z ARCHIVIO

Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, warto skorzystać z ułatwień, jakie oferuje nowa ustawa i digitalizować dokumentację z pomocą profesjonalistów. Wtedy pracodawca ma pewność, że zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danym, które podlegają ochronie prawnej i tajemnicy biznesowej. Ogranicza także koszty związane z pracą archiwistów, magazynierów czy systemem informatycznym.

Współpraca z Archivio zapewnia ekspresową cyfryzację tradycyjnych dokumentów firmowych, z zachowaniem niezbędnych standardów poufności informacji. Przejmujemy wszystkie obowiązki wynikające z procesu – od przygotowania dokumentów do skanowania, przez samo skanowanie, indeksowanie, aż po tworzenie elastycznych baz danych z możliwością aktualizacji i rozbudowy systemu. Jako członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Archiwistów, zapewniamy usługi na najwyższym poziomie, stawiając sobie za cel 100% satysfakcję klienta. W codziennej pracy wyznajemy zasady odpowiedzialnego biznesu. Jesteśmy terminowi, rzetelni i profesjonalni. Oferujemy elastyczne warunki współpracy, w tym możliwość podpisania krótko lub długoterminowej umowy, dostosowanej do realnych potrzeb przedsiębiorcy.

Wybierz kompleksowe usługi digitalizacji dokumentów Archivio. Już dziś zapraszamy do współpracy!