Zarządzanie dokumentacją elektroniczną
Więcej miejsca na biznes Skanowanie i digitalizacja danych w wersji ARCHIVIO to ekspresowa zamiana tradycyjnych dokumentów firmowych na pliki w formie elektronicznej z zachowaniem najwyższych standardów poufności informacji. Przejmujemy WSZYSTKIE obowiązki związane z digitalizacją oraz oferujemy kompleksowe usługi sprofilowane do realnych potrzeb i indywidualnych preferencji, dlatego:
- przed rozpoczęciem prac analizujemy potrzeby biznesowe oraz ustalamy szczegółowy harmonogram działań
- digitalizujemy dokumenty z dbałością o najwyższe standardy bezpieczeństwa danych
- gwarantujemy profesjonalne wsparcie logistyczne
Digitalizacja danych – pakiet korzyści biznesowych
WIĘCEJ MIEJSCA | SZYBKI DOSTĘP | BEZPIECZEŃSTWO Skanowanie i digitalizacja danych oraz dokumentów firmowych zapewnia:
- znacznie więcej przestrzeni użytkowej
- porządek w magazynach i biurach
- wyższą efektywność pracy
- szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów zgromadzonych w elektronicznym archiwum
- łatwe generowanie plików w dowolnym formacie
- bezpieczeństwo poufnych informacji
Skanowanie i digitalizacja dokumentów – oferta
USŁUGI W WERSJI FULL SERVICE Zakres naszych kompleksowych usług obejmuje:
- przygotowanie dokumentów do skanowania, w tym m.in.:
- wyjęcie z pudeł, segregatorów lub koszulek, usunięcie zszywek i adnotacji (żółtych karteczek)
- wyprostowanie dokumentów
- skanowanie, czyli utworzenie obrazów dokumentów z dokumentów papierowych w wersji:
- jedno i dwustronnej z opcją usuwania niezadrukowanych stron
- do obrazów czarno-białych, kolorowych i w odcieniach szarości
- z różną rozdzielczością i do różnych formatów plików (tiff, jpg, pdf, itp.)
- indeksowanie – opisywanie obrazów dokumentów wymaganymi informacjami, które mogą być pozyskiwane:
- z treści dokumentu w sposób automatyczny (rozpoznawanie OCR pisma drukowanego)
- kontekstowo, czyli automatycznie na podstawie dowolnej frazy lub konkretnego wyrazu
- ręcznie (pismo ręczne lub gdy dokumenty papierowe są złej jakości)
- istnieje możliwość rozpoznawania całej treści dokumentu w celu tworzenia dowolnych struktur np. w celu odwzorowania ułożenia dokumentów w segregatorze i teczkach
- Tworzenie baz danych – z możliwością bieżącej aktualizacji oraz elastycznej rozbudowy systemu, w tym:
- tworzenie danych wynikowych na podstawie zeskanowanych i zaindeksowanych dokumentów,
- zasilanie systemów zewnętrznych danymi i obrazami utworzonymi z dokumentacji papierowej,
- tworzenie archiwum elektronicznego na podstawie zeskanowanych i zaindeksowanych dokumentów
Digitalizacja dokumentacji – nowoczesne podejście do zarządzania informacją
Optymalizacja procesów biznesowych poprzez digitalizację dokumentacji pozwala na znaczące skrócenie czasu potrzebnego na wyszukiwanie i przetwarzanie informacji. Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania, co prowadzi do redukcji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych. Bezpieczeństwo danych jest priorytetem w procesie digitalizacji, co zapewnia ochronę przed zagubieniem lub zniszczeniem dokumentów. Zabezpieczenie dostępu do poufnych informacji odbywa się poprzez zaawansowane systemy szyfrowania i autoryzacji użytkowników. Ekologiczne aspekty digitalizacji są nie do przecenienia, gdyż zmniejszenie zużycia papieru przyczynia się do ochrony środowiska. Ograniczenie przestrzeni potrzebnej na archiwa pozwala firmom na lepsze wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej.
Digitalizacja faktur – krok w stronę efektywności finansowej
Automatyzacja procesów księgowych dzięki digitalizacji faktur umożliwia szybsze wprowadzanie danych do systemów finansowych, co znacząco redukuje błędy ludzkie przy manualnym wprowadzaniu danych. Łatwiejsze monitorowanie płatności i zobowiązań pozwala na lepsze zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, co przekłada się na jego stabilność i rozwój. Integracja z systemami ERP umożliwia bezpośrednie przesyłanie danych z faktur do systemów zarządzania przedsiębiorstwem, co usprawnia procesy decyzyjne dzięki bieżącemu dostępowi do informacji finansowych. Możliwość analizy danych w czasie rzeczywistym pozwala na szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Skanowanie dokumentacji – fundament cyfrowej transformacji
Przygotowanie dokumentów do skanowania obejmuje usunięcie zszywek, spinaczy oraz innych elementów mogących zakłócić ten proces. Naprawa uszkodzonych lub zniszczonych dokumentów jest niezbędna, aby zapewnić ich czytelność po zeskanowaniu. Kategoryzacja według ustalonych kryteriów ułatwia późniejsze zarządzanie cyfrowymi kopiami. Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania jest kluczowy dla skutecznego skanowania dokumentacji. Dobór skanerów o odpowiedniej rozdzielczości i wydajności zapewnia wysoką jakość zeskanowanych obrazów. Wykorzystanie oprogramowania OCR do rozpoznawania tekstu oraz systemów do zarządzania zeskanowanymi dokumentami optymalizuje cały proces digitalizacji.
Skanowanie wielkoformatowe – cyfryzacja planów i rysunków technicznych
Specyfika skanowania wielkoformatowego polega na obsłudze dokumentów o dużych rozmiarach, takich jak mapy czy projekty architektoniczne. Wymagania dotyczące rozdzielczości i dokładności skanowania są kluczowe dla zachowania szczegółowości oryginałów. Skanowanie wielkoformatowe znajduje szerokie zastosowanie w różnych branżach. W architekturze i budownictwie cyfryzacja planów budowlanych ułatwia ich analizę i modyfikację. W geodezji i kartografii skanowanie map i planów terenowych wspiera precyzyjne pomiary i planowanie przestrzenne.
Czym różni się zwykłe skanowanie od procesu, jakim jest digitalizacja dokumentów?
Proces digitalizacji dokumentów to nie tylko ich zeskanowanie, ale także przetworzenie do postaci umożliwiającej łatwe wyszukiwanie i zarządzanie informacjami. W odróżnieniu od zwykłego skanowania, digitalizacja pozwala na integrację danych z systemami informatycznymi firmy. Dzięki temu możliwe jest szybkie odnalezienie potrzebnych treści oraz automatyzacja wielu procesów biurowych.
Jakie korzyści przynosi firmie digitalizacja dokumentacji?
Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej minimalizuje ryzyko ich zniszczenia lub zagubienia, a jednocześnie umożliwia szybkie udostępnianie plików uprawnionym osobom i sprawne zarządzanie obiegiem dokumentacji.
Na czym polega bezpieczna digitalizacja danych osobowych i wrażliwych?
Podczas digitalizacji dokumentów zawierających dane wrażliwe stosowane są szyfrowane nośniki oraz zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Pracownicy realizujący usługę przechodzą szkolenia z zakresu RODO i bezpieczeństwa informacji, a cały proces odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Po zakończeniu digitalizacji dane mogą być przekazywane wyłącznie uprawnionym osobom lub instytucjom.
Czy w ofercie znajduje się także digitalizacja archiwum o dużej objętości?
W przypadku dużych wolumenów wdrażane są specjalistyczne rozwiązania umożliwiające szybkie skanowanie i katalogowanie materiałów przy zachowaniu wysokiej jakości odwzorowania cyfrowego.
Jak w praktyce przebiega digitalizacja faktur i dokumentów księgowych?
Każdy dokument jest najpierw przygotowywany pod względem technicznym, następnie skanowany w wysokiej rozdzielczości i poddawany procesowi OCR umożliwiającemu automatyczne rozpoznawanie treści dla łatwiejszego zarządzania danymi finansowymi.
Co dzieje się z papierami po tym, jak zakończy się ich digitalizacja?
W przypadku decyzji o utylizacji papierowej wersji dokumentacji stosuje się procedury niszczenia gwarantujące brak możliwości odzyskania danych przez osoby niepowołane. Jeśli klient zdecyduje się zachować oryginały, zostają one odpowiednio zapakowane i przekazane wraz ze szczegółowym protokołem przekazania materiału po digitalizacji.
Jak digitalizacja faktur wpływa na pracę działu księgowości?
Elektroniczne wersje faktur pozwalają na szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów, łatwiejsze raportowanie oraz integrację z systemami finansowo-księgowymi wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwo. Digitalizacja ogranicza również ilość pracy związanej z ręcznym archiwizowaniem dokumentów papierowych, zmniejsza ryzyko zagubienia faktur i usprawnia obieg informacji między działami.
Jak przygotować pliki, aby digitalizacja dokumentacji przebiegła sprawnie?
Przed rozpoczęciem procesu warto uporządkować dokumenty według określonych kategorii, takich jak rodzaj dokumentu, data czy numer sprawy. Dobrą praktyką jest również usunięcie zszywek, spinaczy i innych elementów mogących utrudniać skanowanie. Przygotowanie listy kontrolnej zawierającej spis przekazywanych dokumentów ułatwi późniejszą identyfikację plików cyfrowych.
Czy digitalizacja faktur jest zgodna z polskim prawem skarbowym?
Tak, digitalizacja faktur jest zgodna z polskim prawem, o ile proces przechowywania dokumentów elektronicznych spełnia określone wymagania dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów. Elektroniczne wersje faktur mogą być przechowywane jako równoważne oryginałom papierowym, pod warunkiem zastosowania odpowiednich zabezpieczeń oraz możliwości ich udostępnienia organom kontrolnym na żądanie.