Archiwizowanie dokumentów

Profesjonalne archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji

Dzięki kompleksowym i sprofilowanym do indywidualnych potrzeb usługom archiwizacji i przechowywania dokumentów w naszym profesjonalnym magazynie Twoja firma: – znacznie zwiększy swoją przestrzeń użytkową w biurach, – uporządkuje swoje zasoby archiwalne, – zapewni wysoki poziom bezpieczeństwa danym, które podlegają ochronie prawnej i tajemnicy biznesowej, – ograniczy koszty związane z pracą archiwistów i magazynierów oraz sprzętem oraz systemem informatycznym.

Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum – oferta

W pierwszej kolejności przyjedziemy bezpośrednio do siedziby Twoje firmy, aby spakować dokumenty do specjalnie przystosowanych kartonów, a następnie szybko i bezpiecznie przewieziemy je do naszego nowoczesnego archiwum. W naszym archiwum:

• uporządkujemy i sklasyfikujemy dokumenty wg poszczególnych kategorii,
• sporządzimy kompleksową ewidencję papierową i elektroniczną,
• stworzymy odpowiednio zabezpieczoną bazę elektronicznych danych.

Następnie:

• uporządkowane wg kategorii dokumenty spakujemy w specjalne, kartonowe pudła archiwizacyjne z wieczkiem ułatwiającym szybki dostęp do zawartości,
• pudła umieścimy w specjalistycznych i przestronnych pomieszczeniach, w których panują optymalne warunki do przechowywania dokumentacji.

Najwyższe standardy bezpieczeństwa przechowywania dokumentacji

Aby zagwarantować Państwa firmie 100% pewność, a przechowywanym dokumentom najwyższe standardy bezpieczeństwa:

• przechowujemy dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz w nowoczesną instalację przeciwpożarową i przeciwkradzieżową.
• w naszym magazynie panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenia światła,
• aby zapewnić dokumentom anonimowość umieszczamy je w pudłach opatrzonych kodem kreskowym, które zapewniają jednocześnie szybko identyfikację,
• aby dodatkowo zwiększyć poziom bezpieczeństwa dokumentów, pudła umieszczamy na półkach magazynu losowo w celu dywersyfikacji lokalizacji wrażliwych danych.

Archiwista do wynajęcia

Utrzymywanie etatowego archiwisty generuje poważne koszty, dlatego proponujemy usługi naszego doświadczonego specjalisty, który przejmie od Twojej firmy wszystkie obowiązki związane z przyjmowaniem, ewidencjonowaniem, porządkowaniem oraz zapewnieniem dostępu do zasobów archiwalnych w Państwa archiwum zakładowym. Oferujemy elastyczne warunki współpracy, tj. możliwość podpisania krótko i długoterminowej umowy współpracy dostosowanej do realnych potrzeb oraz indywidualnych preferencji. Wybierz kompleksowe usługi przechowywania dokumentów Archivio. Skontaktuj się z nami już dziś. Zapraszamy do współpracy!

Na czym polega archiwizowanie dokumentów?

Archiwizowanie dokumentów to kompleksowy proces obejmujący gromadzenie, organizowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Bardzo ważne jest przy tym zapewnienie efektywnego dostępu do dokumentów, ich ochrona przed uszkodzeniami fizycznymi lub cyfrowymi oraz zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem. Proces ten obejmuje również działania mające na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów jak np. okresy przechowywania czy zasady ochrony danych osobowych. W praktyce może wiązać się to z kategoryzacją dokumentów, tworzeniem spisu treści, skanowaniem materiałów papierowych, a także implementacją systemów zarządzania plikami elektronicznymi.

W jaki sposób archiwizować dokumenty?

Skuteczna archiwizacja dokumentów wymaga systematycznego podejścia, które zaczyna się od dokładnego uporządkowania dokumentacji i jej klasyfikacji według ustalonych kategorii archiwalnych. Dokumenty papierowe są zazwyczaj pakowane do specjalnie zaprojektowanych kartonów, które następnie gromadzi się w magazynie wysokiego składowania w kontrolowanych warunkach. Fundamentalne jest również sporządzenie szczegółowej ewidencji dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co umożliwia łatwe odnalezienie potrzebnych informacji. W przypadku dokumentów elektronicznych istotna jest ochrona cyfrowa, która może obejmować kopie zapasowe, szyfrowanie i wykorzystywanie bezpiecznych serwerów. Firmy oferujące profesjonalne usługi archiwizacji często dysponują specjalistycznymi magazynami, zapewniającymi odpowiednie warunki przechowywania oraz systemy zabezpieczeń, takie jak monitoring, kontrola dostępu czy ochrona przeciwpożarowa.

Przez jaki okres należy archiwizować dokumenty?

Okres, przez który dokumenty powinny być archiwizowane, zależy od kilku czynników, w tym od rodzaju dokumentu, wymagań prawnych i potrzeb operacyjnych firmy. Niektóre dokumenty, jak te finansowe czy kadrowe, mogą podlegać określonym przez prawo okresom przechowywania, co oznacza, że muszą być archiwizowane przez wyznaczony czas, np. dla celów podatkowych lub audytowych. W innych przypadkach organizacje mogą decydować o archiwizacji dokumentów na podstawie własnych zasad zarządzania dokumentacją. Ważne jest tutaj zadbanie, aby takie decyzje były oparte na dobrze przemyślanej polityce kancelaryjnej i archiwizacyjnej, która uwzględnia zarówno wymogi prawne, jak i specyfikę działalności danej organizacji.

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów powinna być przeprowadzana w sposób zapewniający bezpieczeństwo, porządek i łatwość dostępu. Dokumenty należy sklasyfikować, uporządkować, a następnie przechowywać w odpowiednio przygotowanych, zabezpieczonych i monitorowanych pomieszczeniach. Powinny być one chronione przed czynnikami zewnętrznymi jak wilgoć, światło czy wysoka temperatura. Dodatkowo dokumenty mogą być anonimizowane i identyfikowane za pomocą kodów kreskowych dla zapewnienia ochrony danych i ułatwienia zarządzania.