Jak odzyskać dokumenty pracownicze?

Praktyczne wskazówki i przydatne informacje

Jak odzyskać dokumenty pracownicze? Takie pytanie zadaje sobie wiele osób, które utraciwszy pracę utraciły jednocześnie swoją dokumentację pracowniczą, czyli oryginalne świadectwa pracy, certyfikaty lub inne dokumenty, które bardzo trudno odtworzyć. Dlaczego to takie ważne? Świadectwa pracy oraz potwierdzone informacje o przebiegu i historii pracy to ponadto podstawa do ubiegania się o ewentualne odszkodowania, emerytury, zasiłki przedemerytalne oraz inne świadczenia socjalne. Co więcej, w dokumentach znajdują się wrażliwe dane osobowe objęte przepisami ochrony danych osobowych, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.

W niniejszym artykule prezentujemy praktyczne wskazówki oraz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania związane z tematem odzyskania lub odtworzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku kiedy zakład pracy zbankrutował, przestał istnieć, został zlikwidowany, sprywatyzowany lub przekształcony.

Jakie dokumenty muszę skompletować wybierając się na emeryturę?

  1. W pierwszej kolejności należy odtworzyć pełne dane zakładu/ów pracy, czyli dokładną nazwę oraz adres.
  2. Należy także zweryfikować status zakładu pracy w ramach większych struktur organizacyjnych, którym podlegał jako, np. oddział terenowy lub filia. Taką większą jednostką mogła być, np. spółka komandytowa, konsorcjum, czy spółdzielnia.

Jak sprawdzić, czy firma/zakład pracy jeszcze istnieje?

  1. W pierwszym krokiem trzeba dowiedzieć się, czy firma/zakład pracy nadal istnieje i figuruje formalnie pod dawnym adresem. Aby to zrobić można skontaktować się z dawnymi kolegami i współpracownikami. W tym celu można poszukać danych w książce telefonicznej, zadzwonić do tele-informacji. Najszybszym sposobem jest oczywiście próba nawiązania kontaktów za pomocą Internetu. Warto wpisać do wyszukiwarki nazwę zakładu pracy z dodatkowymi słowami, na temat problemu – jeśli więcej osób boryka się z podobnym problemem istnieje duża szansa, że w wynikach wyszukiwarki znajdziemy dane kontaktowe, lub odnajdziemy ważne informacje na forum.
  2. Często bywa, że pod konkretnym adresem istnieje już zupełnie inna Firma nie mająca absolutnie nic wspólnego z zakładem pracy, o który nam chodzi. Nie mniej jednak warto skontaktować się z działem kadr tej firmy, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że przejęli oni w „spadku” dokumentację pracowniczą lub dysponują informacjami na jej temat.
  3. Warto także pamiętać, że nasz były pracodawca ma prawny obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej i wydawać zaświadczenia swoim pracownikom na żądanie.

Jeśli nie można odzyskać zaświadczeń – gdzie należy szukać dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie i wysokość zarobków?

  1. W sytuacji kiedy nie można w żaden sposób skontaktować się z byłymi kolegami/współpracownikami oraz fizycznie odzyskać dokumentacji pracowniczej, osobistej i płacowej od byłego pracodawcy można rozpocząć bardziej zaawansowane poszukiwania w Internecie.
  2. Punktem odniesienia są wyspecjalizowane agencje oraz instytucje państwowe zajmujące się gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej przedsiębiorstw, które przestały istnieć, zbankrutowały lub zostały przekształcone.

W pierwszej kolejności powinniśmy poszukać informacji na stronach WWW:

Przedsiębiorstwo przestało istnieć – gdzie można znaleźć dokumenty pracownicze?

  1. W pierwszej kolejności trzeba zwrócić się o wydanie dokumentacji do firmy, która przejęła zakład pracy lub ulokowała swoją siedzibę/biuro pod jej adresem.
  2. Zgodnie z prawem sukcesor lub następca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą swego poprzednika.
  3. Następcą dotychczasowego zakładu pracy może być przedsiębiorstwo państwowe, powstałe w wyniku reorganizacji, zmiany zasad finansowania lub prywatyzacji.
  4. W sytuacji gdy przedsiębiorstwo państwowe przestało w ogóle istnieć oraz nie posiada sukcesora należy zwrócić się o pomoc i informacje do organu nadrzędnego lub założycielskiego zakładu pracy, którym często jest wojewoda lub minister.
  5. Warto mieć świadomość, że w byłych 49 województwach (sprzed reformy administracyjnej dokonanej w 1999 roku) wszystkie urzędy wojewódzkie utworzyły bazę archiwalną, która gromadziła dokumentację pracowniczą zlikwidowanych w wyniku prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych.Obecnie informacje o tych dokumentach można odnaleźć na witrynach internetowych konkretnych 16 urzędów wojewódzkich.

    Przykład

    • Dane z województwa mazowieckiego można pozyskać na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, tj. http://www.mazowsze.uw.gov.pl
    • Na terenie województwa mazowieckiego działają 2 archiwa rotacyjne w: Otwocku (ul. Górna 13, tel. 22 788 53 66) oraz Radomiu (ul. Zielińskiego 13, tel. 48 363 87 07)
  6. Polecamy ponadto:

Jak odzyskać dokumenty pracowncze od zlikwidowanej spółdzielni?

  1. W pierwszy kroku należy rozpocząć poszukiwania od archiwum związku rewizyjnego, w którym zrzeszona była nasza spółdzielnia.
  2. Jeśli dany związek przestał istnieć jego oficjalny likwidator powinien przekazać kompletną dokumentację pracowniczą do Krajowej Rady Spółdzielczej, więc jest to nasza druga możliwość.

Jak odzyskać dokumenty pracowncze od zlikwidowanej spółki prawa handlowego

Do spółek prawa handlowego zaliczamy, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli z.o.o, spółki akcyjne, czyli S.A lub spółki komandytowe, czyli sp.k.

  1. Aby odnaleźć dokumentację potwierdzającą nasze zarobki oraz staż pracy powinniśmy rozpocząć poszukiwania od odnalezienia właściwego syndyka (można odszukać jego nazwisko w informacji Krajowego Rejestru Sądowego – KRS: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu?t:lb=t), który powinien dysponować informacjami na temat miejsca przechowywania kompletnej dokumentacji pracowniczej. W tym celu należy zwrócić się o pomoc do konkretnego Oddziału Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przy danym Sądzie Rejonowym.
  2. Wspomniane wyżej oddziały zlokalizowane są w:
    • Białymstoku, Bielsko-Białej, Bydgoszczy
    • Częstochowie
    • Gdańsku, Gliwicach
    • Katowicach, Kielcach, Koszalinie, Krakowie
    • Lublinie, Łodzi
    • Olsztynie, Opolu, Poznaniu
    • Rzeszowie
    • Szczecinie
    • Toruniu
    • Warszawie.

Jak odzyskać dokumenty pracowncze od prywatnej firmy

Niestety w tym przypadku odzyskanie dokumentów pracowniczych sprawia najczęściej najwięcej problemów.

  1. Aby odzyskać dokumenty należy skontaktować się z samym właścicielem przedsiębiorstwa, który powinien fizycznie je posiadać lub dysponować wiedzą, gdzie się znajdują.
  2. W tym celu można skontaktować się z:
    • urzędem gminy lub dzielnicy, które dysponują rejestrami ewidencyjnymi działalności gospodarczej
    • oddziałem ZUS, w którym były pracodawca uiszczał składki

Jakie dokumenty potwierdzające zatrudnienie znajdują się w archiwach?

W archiwach przechowywane są dokumenty pracownicze potwierdzające czas pracy w danym zakładzie/firmie, zajmowane stanowisko oraz warunki wykonywanej pracy, rzadziej umowy, kwestionariusze, testy kompetencji, świadectwa ukończenia szkolenia i certyfikaty.

  1. Jeśli nie posiadamy oryginału wystarczy nam kopia wymienionych powyżej dokumentów z potwierdzoną zgodnością przez archiwum, pracodawcę lub przechowawcę.
  2. Jeśli nie możemy zdobyć nawet kopii, w szczególnych wypadkach należy posiłkować się zeznaniami świadków.
  3. Więcej informacji na ten temat można uzyskać na stronie:
    http://www.zus.pl/files/DokumentOkresowZatrudnienia.pdf

Jakie dokumenty potwierdzają wysokość zarobków?

W archiwach znajdują się dokumenty, które potwierdzają wysokość zarobków w wymiarze netto i brutto.

Są to między innymi:

  • karty zaszeregowania
  • karty wynagrodzeń
  • listy płac

Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomoże w szybkim odzyskaniu dokumentów.