Sortowanie, klasyfikacja i porządkowanie dokumentów
Jeśli w Twojej firmie:
- systematycznie przybywa nowych dokumentów,
- w magazynie, archiwum, biurach i segregatorach zaczyna brakować miejsca,
- pracownicy tracą kontrolę nad zasobami,
- odnalezienie konkretnych kwestionariuszy, umów i faktur trwa zbyt długo i generuje problemy organizacyjne,
- wzrasta ryzyko ujawnienia poufnych informacji osobom nieuprawnionym, a tym samym konsekwencji prawnych,
- to znaczy, że najwyższy czas profesjonalnie uporządkować dokumentację biznesową.
Porządkowanie dokumentacji – oferta
Proponujemy porządkowanie dokumentacji:
- w siedzibie Twojej firmy lub
- usługi realizowane w naszym profesjonalnym archiwum.
Oferta A-Z
- Przejmiemy od Twojej firmy wszystkie obowiązki związane z porządkowaniem dokumentacji oraz zasobów archiwalnych.
- Zapewnimy nowoczesne systemy porządkowania i archiwizacji, transport oraz najwyższe standardy bezpieczeństwa na każdym etapie współpracy.
- Dopasujemy naszą ofertą do realnych potrzeb oraz indywidualnych preferencji oraz zaproponujemy dedykowane rozwiązania.
Porządkowanie dokumentacji krok po kroku
Krok 1
- Dostarczamy specjalne pudła archiwizacyjne, aby Pracownicy samodzielnie spakowali dokumenty.
- Na życzenie oraz na podstawie konkretnych wytycznych samodzielnie pakujemy dokumenty oszczędzając cenny czas Pracowników Twojej firmy.
Krok 2 Po uzgodnieniu terminu odbieramy dokumenty i – przestrzegając zaawansowanych procedur bezpieczeństwa – przewozimy je do naszego archiwum. Krok 3 Następnie w siedzibie Twojej firmy lub w naszym magazynie wykonujemy:
- kwalifikowanie dokumentów do odpowiedniej kategorii archiwalnej (np. B5, B50) – zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami oraz indywidualnymi życzeniem,
- indeksowanie na poziomie pudła lub segregatora, które pozwala na uporządkowanie dokumentów według poziomów oraz klas informacji,
- szczegółowe opisanie akt,
- wydzielenie dokumentów (tzw. brakowanie) oraz przygotowanie do zniszczenia dokumentacji, której okres przechowywania minął.
Zanim rozpoczniemy porządkowanie i archiwizację dokumentów zaproponujemy optymalną formę ich ewidencji i wyszukiwania w systemie on-line lub dostosujemy się do konkretnych wytycznych. Krok 4 Raport końcowy oraz potwierdzenie zarejestrowania dokumentów w archiwum. Wybierz kompleksowe usługi porządkowania dokumentów Archivio.
