Przechowywanie i udostępnianie dokumentów
Bezpiecznie | Funkcjonalnie | Oszczędnie Nasz efektywny i bezpieczny system umożliwia tworzenie nowoczesnego archiwum elektronicznego, czyli scentralizowanej bazy danych w postaci cyfrowej – od dokumentów, przez rysunki techniczne, aż po wiadomości mailowe wraz z załącznikami. INDYWIDUALNA KONFIGURACJA System wyróżniają najwyższe standardy bezpieczeństwa ochrony danych, stabilność oraz niemal nieograniczona wydajność. Funkcjonalne narzędzia zarządzania i przechowywania dokumentacji oraz pełna skalowalność sprawiają, że system jej elastyczny, a tym samym można go konfigurować i dopasowywać do indywidualnych potrzeb i preferencji. OTWARTA ARCHITEKTURA Nasze rozwiązanie dzięki swojej otwartej architekturze umożliwia integrację z systemami zewnętrznymi (np. CRM, ERP, systemy finansowo księgowe) za pomocą usług sieciowych, które mogą być elastycznie dopasowane do wymagań biznesowych.
Archiwum elektroniczne pełne korzyści
Nowoczesne archiwum elektroniczne zapewnia pakiet konkretnych korzyści biznesowych:
- bezpieczeństwo danych – najwyższy standard ochrony
- szybki obieg informacji – sprawna komunikacja wewnętrzna
- minimalizację ryzyka – profilowanie poziomu dostępu do wybranych zasobów
- oszczędność czasu – błyskawiczny dostęp do konkretnych dokumentów
- oszczędność miejsca – więcej przestrzeni w magazynach i biurach
- oszczędności finansowe – znacznie niższe koszty administracyjne
Archiwum elektroniczne – lista funkcjonalności
System zapewnia:
- możliwość stosowania różnego poziomu uprawnień do zasobów i funkcji
- intuicyjny interfejs zapewniający szybki dostęp do żądanych funkcjonalności i zasobów
- przyjazny mechanizm wyszukiwania dokumentów i informacji
- możliwość implementacji podpisu elektronicznego
- wysoki poziom bezpieczeństwa – wykorzystanie podwójnego uwierzytelniania połączenia do systemu
- łatwą wysyłkę dokumentów na wskazany adres e-mail
- transparentność informacji o operacjach wykonywanych na dokumentach
- możliwość ściągania dokumentów na dysk lokalny komputera użytkownika
- możliwość zdefiniowania ścieżki obiegu dokumentów
- przejrzysta prezentacja informacji oraz szereg funkcji wspomagających pracę z dokumentem (adnotacje, komentarze, relacje, wersjonowanie, tagowanie)
Stwórz archiwum elektroniczne i przechowuj dane w wersji cyfrowej z gwarancją bezpieczeństwa i szybkiego dostępu.
Proces cyfrowej archiwizacji dokumentów
Archiwizacja elektroniczna dokumentów to proces, który zaczyna się od skanowania fizycznych dokumentów. Skanowanie to jest realizowane za pomocą specjalistycznych urządzeń, które zapewniają wysoką jakość obrazu i dokładne odwzorowanie oryginału.
Następnie, skany są konwertowane do formatu PDF lub innego formatu cyfrowego, który jest łatwy do przechowywania i udostępniania. Każdy dokument jest indeksowany, co oznacza, że jest przypisywany do określonej kategorii lub tematu, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie.
Po zakończeniu procesu skanowania i indeksowania dokumenty są przechowywane w bezpiecznym archiwum elektronicznym. Dostęp do nich jest możliwy tylko dla upoważnionych osób, a system zabezpieczeń chroni przed nieautoryzowanym dostępem.
Wreszcie, dokumenty są dostępne do przeglądania, edycji, udostępniania i drukowania przez upoważnione osoby, niezależnie od miejsca i czasu. Wszystko to jest możliwe dzięki nowoczesnym technologiom i systemom zarządzania dokumentami, takim jak eArchivio24.
Zalety korzystania z e-archiwum
Wykorzystywanie e-archiwum przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, pozwala na oszczędność miejsca, ponieważ dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, a nie fizycznej. To oznacza, że nie potrzebujesz dużo miejsca do przechowywania dokumentów.
Poza tym archiwum elektroniczne ułatwia dostęp do dokumentów. Dzięki systemowi indeksowania możesz szybko znaleźć potrzebny dokument, niezależnie od jego wielkości czy liczby stron. Co więcej, możesz mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, co jest szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna staje się coraz bardziej popularna.
Elektroniczne archiwum zapewnia również bezpieczeństwo dokumentów. Dzięki zaawansowanym systemom zabezpieczeń dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem. Ponadto systemy te są regularnie aktualizowane, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony.
Wreszcie, e-archiwum pozwala na lepszą organizację pracy. Dzięki niemu możesz łatwo zarządzać dokumentami, udostępniać je innym osobom, a także śledzić ich historię i wersje. To wszystko przyczynia się do zwiększenia efektywności i produktywności pracy.
Zastosowanie e-archiwum w praktyce
Archiwum elektroniczne może być stosowane do przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Może to być dokumentacja księgowa, dokumenty kadrowe, umowy, faktury, dokumenty techniczne, dokumenty prawne, a nawet zdjęcia i starodruki.
Dzięki temu elektroniczne archiwum dokumentów jest idealnym rozwiązaniem dla różnych branż i sektorów. Może być stosowane w firmach produkcyjnych, handlowych, usługowych, a także w instytucjach publicznych, organizacjach non-profit, szkołach i uczelniach.
Ważne jest jednak, aby pamiętać, że nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w formie cyfrowej. Niektóre z nich muszą być przechowywane w formie oryginalnej. Dlatego, przed rozpoczęciem procesu cyfrowej archiwizacji, warto skonsultować się z ekspertem w tej dziedzinie.
Pomimo tych ograniczeń, e-archiwum jest coraz częściej wybierane przez firmy i instytucje, które chcą zmodernizować swoje systemy zarządzania dokumentami, zwiększyć efektywność pracy i poprawić bezpieczeństwo dokumentów.
Zabezpieczenie danych w e-archiwum
Bezpieczeństwo danych jest jednym z kluczowych aspektów e-archiwum. Dlatego, firma Archivio dba o to, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony dla przechowywanych dokumentów.
W tym celu stosuje zaawansowane systemy zabezpieczeń, które chronią przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy uszkodzeniem danych. Te systemy obejmują między innymi szyfrowanie danych, tworzenie kopii zapasowych, kontrolę dostępu, a także regularne aktualizacje i audyty bezpieczeństwa.
Ponadto firma Archivio stosuje technologie znakowania i weryfikacji autentyczności dokumentów. Dzięki temu można łatwo sprawdzić, czy dany dokument jest oryginalny, czy nie został zmieniony od momentu jego archiwizacji.
Funkcjonalności e-archiwum
Elektroniczna archiwizacja oferuje wiele funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie dokumentami. Przede wszystkim, pozwala na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, co oszczędza miejsce i ułatwia dostęp do nich.
Ponadto e-archiwum umożliwia indeksowanie dokumentów, co ułatwia ich wyszukiwanie. Możesz również udostępniać dokumenty innym osobom, edytować je, a także śledzić ich historię i wersje.
E-archiwum oferuje również zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, tworzenie kopii zapasowych, kontrola dostępu, a także technologie znakowania i weryfikacji autentyczności dokumentów.