E-teczka pracownicza nowoczesne kadry
Droga do minimalizacji kosztów administracyjnych
Fakty:
01.01.2019 roku wchodzi w życie ustawa „o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem
okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja”, która przede wszystkim:
- Skraca obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat i
wprowadza możliwość zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczna – staja się równoważne. - Archivio posiada wieloletnie doświadczenie profesjonalnej digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
- Rozwiązanie chmurowe eArchivio24 umożliwia nowoczesne zarządzanie dokumentacja pracownicza
i bezpieczne przechowywanie uporządkowanych teczek w układzie ABC.
Jak to zrobić – kroki :
- sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego opatrzonego
kwalifikowanym podpisem elektronicznym Pracodawcy – to zrobi Archivio - poinformowanie pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji
- odebranie dokumentacji papierowej przez pracowników lub fizyczne zniszczenie dokumentacji papierowej
Korzyści :
- oszczędność miejsca i czasu
- szybkość i łatwość dostępu do informacji
- uporządkowanie systemowe, kontrola kompletności i integralności
- bezpieczeństwo i kontrola dostępu, cykliczne i bezpieczne kopie zapasowe
- dostęp jednocześnie kilku użytkowników do tego samego dokumentu z dowolnej lokalizacji
- wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi
- elastyczne rozwiązanie – zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta
Dla kogo? :
- dla firm chcących oszczędzać koszty administracyjne
- rozproszonych organizacji posiadających wielu pracowników
Przejmiemy od Twojej firmy wszystkie obowiązki związane z profesjonalnym zarządzaniem dokumentów. Wybierz usługi dedykowane Archivio.
Definicja e-teczki pracowniczej
E-dokumentacja zatrudnienia to współczesne podejście do przechowywania dokumentów pracowników w wersji cyfrowej. Jest to reakcja na zmiany wprowadzone przepisami z 2019 roku, które między innymi umożliwiły prowadzenie takiej dokumentacji w formie elektronicznej.
E-teczki pracownicze to coś więcej niż tylko miejsce przechowywania papierów związanych z zatrudnieniem. Jest to przede wszystkim narzędzie umożliwiające sprawne zarządzanie wszelkimi dokumentami, szybką możliwość ich wyszukiwania oraz gwarantujące bezpieczeństwo przechowywanych danych. Dzięki tej formie zbioru dokumentów pracowniczych zarządzanie nimi staje się łatwiejsze i bardziej efektywne.
Elektroniczny zbiór dokumentów pracowniczych to metoda umożliwiająca gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnieniem w wersji cyfrowej. To reakcja na zmiany legislacyjne wprowadzone w 2019 roku, które zredukowały wymagany czas przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem z 50 do 10 lat oraz umożliwiły prowadzenie tej dokumentacji w postaci elektronicznej.
Firma Archivio, posiadająca bogate doświadczenie w zakresie wysokiej jakości digitalizacji dokumentów, proponuje kompleksowe rozwiązania dotyczące elektronicznych teczek pracowniczych. Nasza innowacyjna platforma chmurowa eArchivio24 pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami pracowników oraz bezpieczne przechowywanie uporządkowanych teczek według systemu alfabetycznego.
Funkcjonowanie elektronicznej teczki pracowniczej
Zastanawiasz się, jak działa e-teczka krok po kroku? Elektroniczna teczka pracownicza działa na zasadzie systemu informatycznego, który umożliwia przechowywanie, przeglądanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty są przechowywane w bezpieczny sposób, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany i ograniczony tylko do upoważnionych osób.
Proces wdrożenia e-teczki pracowniczej obejmuje kilka etapów. Na początku sporządzane jest odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego, które jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy. Następnie pracownicy są informowani o nowej formie prowadzenia dokumentacji. Po tym etapie następuje odbiór dokumentacji papierowej przez pracowników lub jej fizyczne zniszczenie.
Elektroniczny zbiór danych pracowniczych zapewnia szybkie i proste przeglądanie informacji, oszczędzając miejsce oraz czas. Ułatwia również systematyczne porządkowanie, kontrolowanie pełności i spójności dokumentacji. Pozwala na bezpieczne przechowywanie plików oraz wykonywanie regularnych i chronionych kopii bezpieczeństwa.
E-teczka pracownicza to także wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi. Jest to elastyczne rozwiązanie, które pozwala na zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta.
Zalety e-teczki
Elektroniczna tteczka pracownicza przynosi wiele korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dla pracowników jednym z najważniejszych atutów jest szybki i łatwy dostęp do swojej dokumentacji. Dzięki e-teczce pracowniczej pracownik może w każdej chwili sprawdzić swoje dokumenty, bez konieczności odwiedzania działu kadr czy czekania na ich wyszukanie.
Dla pracodawców e-teczka pracownicza to przede wszystkim oszczędność czasu i miejsca. Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej nie trzeba już przeznaczać dużej przestrzeni na archiwum papierowe. Ponadto dzięki cyfryzacji dokumentów proces ich wyszukiwania i przeglądania jest znacznie szybszy i wygodniejszy.
E-teczka pracownicza to także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii dokumenty są zabezpieczone przed utratą, uszkodzeniem czy kradzieżą. Ponadto dostęp do nich jest ściśle kontrolowany, co dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa.
Wreszcie, e-teczka pracownicza to narzędzie, które pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Dzięki niej pracodawca ma pełną kontrolę nad dokumentami, może łatwo monitorować ich kompletność i aktualność, a także szybko reagować na ewentualne braki.
Proces wdrożenia e-teczki pracowniczej
Jest to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i realizacji kilku etapów. Na początku, pracodawca musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego, które jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To zadanie może zostać powierzone firmie zewnętrznej, takiej jak Archivio.
Następnie, pracodawca musi poinformować pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji. Może to zrobić na przykład poprzez przesłanie stosownego komunikatu mailowego lub organizację spotkania informacyjnego. Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi zmian i wiedzieli, jak korzystać z e-teczki.
Kolejnym etapem jest odbiór dokumentacji papierowej przez pracowników lub jej fizyczne zniszczenie. To bardzo ważny moment, ponieważ od tego czasu, dokumenty przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej.
Ostatnim etapem jest wdrożenie systemu e-teczki pracowniczej. W tym celu pracodawca może skorzystać z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku, takich jak chmurowe rozwiązanie eArchivio24 oferowane przez Archivio, które umożliwia nowoczesne zarządzanie dokumentacją pracowniczą i bezpieczne przechowywanie uporządkowanych teczek w układzie ABCD.
Dla kogo przeznaczona jest e-teczka pracownicza
Jest to rozwiązanie przeznaczone dla pracodawców i pracowników w organizacjach i firmach. E-teczka pracownicza jest przeznaczona dla firm różnej wielkości. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy jesteś właścicielem dużej korporacji, e-teczka pracownicza może przynieść Ci wiele korzyści.
E-teczka pracownicza jest także przeznaczona dla firm z różnych branż. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę produkcyjną, usługową czy handlową, elektroniczne teczki pracownicze mogą pomóc Ci usprawnić zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
E-teczka pracownicza jest także idealnym rozwiązaniem dla firm, które mają wiele oddziałów lub pracowników pracujących zdalnie. Dzięki niej wszyscy mają szybki i łatwy dostęp do dokumentacji, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.
E-teczka pracownicza to także korzyść dla firm, które chcą zredukować ilość papieru, który jest używany na co dzień. Dzięki niej można zredukować ilość papieru, co przekłada się na mniejszy ślad ekologiczny.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych z e-teczką
Kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w każdej firmie jest archiwizacja dokumentów pracowniczych. Dzięki e-teczce pracowniczej ten proces staje się znacznie prostszy i bardziej efektywny.
Wszystkie dokumenty są przechowywane w bezpiecznym środowisku chmurowym, co gwarantuje ich ochronę przed utratą czy uszkodzeniem. Dodatkowo system umożliwia tworzenie kopii zapasowych, co jest szczególnie ważne w przypadku awarii systemu czy ataku hakerskiego.
E-teczka pracownicza pozwala również na łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów. Dzięki temu, zarówno pracodawca, jak i pracownik mają szybki dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, bez konieczności przeglądania stosów papierów.
Dodatkowo e-teczka pracownicza umożliwia śledzenie historii zmian w dokumentach. To nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentacją, ale także jest niezbędne w przypadku audytów czy kontroli.
Wreszcie, e-teczka pracownicza to narzędzie, które pozwala na zautomatyzowanie procesów związanych z archiwizacją dokumentów. Dzięki temu pracownicy działu kadr mogą skupić się na innych, ważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na sortowanie i przechowywanie dokumentów.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych z e-teczką pracowniczą to rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Dzięki temu zarządzanie dokumentacją staje się prostsze, szybsze i bardziej efektywne.