Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, pracodawca tworzy odrębne akta pracownicze dla każdego zatrudnionego. Trafiają do nich nie tylko informacje dotyczące przebiegu całej ścieżki zawodowej, zaświadczenia o wykorzystanych urlopach, upomnienia i nagany czy badania lekarskie, ale również wszystkie dokumenty związane z rozpoczęciem oraz ustaniem stosunku pracy. Zwolnienie się pracownika nie oznacza jednak, że dokumentacja może od razu zostać zniszczona. Obowiązki takie jak przechowywania i archiwizowanie akt osobowych spoczywają na pracodawcy jeszcze przez długi czas po zakończeniu zatrudnienia. Aktualne zapisy prawne sprawiają, że archiwizacja dokumentów kadrowych musi być prowadzona według określonych zasad:

    1. Zatrudnienie po 31 grudnia 2018 roku.

Po nowelizacji przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r., w stosunku do nowo zatrudnianych pracowników okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zamiast 50-letniego skraca się do 10-letniego. Wylicza się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

    1. Zatrudnienie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

W tym przypadku obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z możliwością skrócenia do 10-lat pod warunkiem spełnienia określonych warunków:

a) Złożenie do ZUS:

Oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ( ZUS OSW ) – składane w dowolnym momencie oświadczenie, w którym informujesz, że przekażesz raporty RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018.

b) Złożenie do ZUS

Raportu informacyjnego ( ZUS RIA ) – składane za każdego pracownika i zleceniobiorcę w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – jeżeli pracownik/zleceniobiorca zakończył  pracę przed złożeniem oświadczenia

    1. Zatrudnienie do 31 grudnia 2018 roku.

W mocy pozostaje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nie ma możliwości jego skrócenia. Długi okres przechowywania jest dla wielu firm kłopotliwy, szczególnie tych o wieloletniej historii oraz dużej rotacji pracowników, gdyż z czasem wielkość archiwum dokumentów może bardzo się rozrosnąć. Ważnym czynnikiem są warunki przechowywania dokumentacji. Utrzymanie odpowiedniej wilgotności pomieszczenia oraz ograniczenie dostępu światła pozwoli na lepsze zabezpieczenie akt i zapobiegnie uszkodzeniu. Nie zawsze jednak pozwalają na to panujące w firmie warunki, co wymusza na pracodawcach korzystania z usług archiwizacyjnych.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza także możliwość prowadzenia teczek osobowych w postaci elektronicznej. Dzięki naszej technologii OCR faktur i dokumentów sprawnie przeniesiesz wszystkie akta pracownicze do nowego cyfrowego archiwum.