Jak wygląda archiwizacja dokumentacji pracowniczej?

Każdemu zatrudnionemu w firmie pracownikowi powinny zostać założone odrębne akta osobowe. Trafiają do nich nie tylko informacje dotyczące przebiegu całej ścieżki zawodowej, zaświadczenia o wykorzystanych urlopach, upomnienia i nagany czy badania lekarskie, ale również wszystkie dokumenty związane z rozpoczęciem oraz ustaniem stosunku pracy. Zwolnienie się pracownika nie oznacza jednak, że dokumentacja może od razu zostać zniszczona. Obowiązek przechowywania akt osobowych spoczywa na pracodawcy jeszcze przez długi czas po zakończeniu zatrudnienia.

Aktualne zapisy prawne zobowiązują właścicieli firm do archiwizacji dokumentacji pracowniczej jeszcze przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy. Polska jest w tej kwestii rekordzistą – żaden inny kraj nie posiada tak restrykcyjnych przepisów. Długi okres przechowywania jest dla wielu firm kłopotliwy, szczególnie tych o długoletniej działalności oraz dużej rotacji pracowników, gdyż z czasem rozmiar archiwum może bardzo się rozrosnąć. Obecnie w Sejmie trwają prace nad skróceniem tego okresu do 10 lat, co dla pracodawców byłoby dużym ułatwieniem. W myśl nowych zasad ZUS w formie comiesięcznych raportów gromadziłby wszystkie informacje potrzebne do ustalania prawa do świadczeń rentowych i emerytalnych, a także ich wysokości. Na zmianach skorzystają również sami pracownicy, którzy od byłych pracodawców nie będą musieli uzyskiwać zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, a także poszukiwać następcy prawnego, w przypadku, kiedy firma już nie istnieje.

Początkowym terminem wprowadzenia nowych regulacji miał być początek roku 2018, ostatecznie jednak termin wejścia w życie nowych przepisów przesunięto na 1 stycznia 2019 roku. Nowe regulacje nie obejmą jedynie pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – ich akta wciąż będą musiały być przetrzymywane przez 50 lat.

Ważnym czynnikiem są warunki przechowywania dokumentacji. Utrzymanie odpowiedniej wilgotności pomieszczenia oraz ograniczenie dostępu światła pozwoli na lepsze zabezpieczenie akt i zapobiegnie uszkodzeniu, nie zawsze jednak pozwalają na to panujące w firmie warunki, co wymaga na pracodawcach korzystania z usług archiwizacyjnych.