Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, pracodawca tworzy odrębne akta pracownicze dla każdego zatrudnionego. Trafiają do nich nie tylko informacje dotyczące przebiegu całej ścieżki zawodowej, zaświadczenia o wykorzystanych urlopach, upomnienia i nagany czy badania lekarskie, ale również wszystkie dokumenty związane z rozpoczęciem oraz ustaniem stosunku pracy. Zwolnienie się pracownika nie oznacza jednak, że dokumentacja może od razu zostać zniszczona. Obowiązek przechowywania akt osobowych spoczywa na pracodawcy jeszcze przez długi czas po zakończeniu zatrudnienia.
Aktualne zapisy prawne zobowiązują firmy do archiwizacji dokumentacji według określonych zasad:
-
- Zatrudnienie po 31 grudnia 2018 roku.
Po nowelizacji przepisów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r., w stosunku do nowo zatrudnianych pracowników okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zamiast 50-letniego skraca się do 10-letniego. Wylicza się go od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
-
- Zatrudnienie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
W tym przypadku obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z możliwością skrócenia do 10-lat pod warunkiem spełnienia określonych warunków:
a) Złożenie do ZUS:
Oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ( ZUS OSW ) – składane w dowolnym momencie oświadczenie, w którym informujesz, że przekażesz raporty RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018.
b) Złożenie do ZUS
Raportu informacyjnego ( ZUS RIA ) – składane za każdego pracownika i zleceniobiorcę w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – jeżeli pracownik/zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia
-
- Zatrudnienie do 31 grudnia 2018 roku.
W mocy pozostaje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nie ma możliwości jego skrócenia.
Długi okres przechowywania jest dla wielu firm kłopotliwy, szczególnie tych o wieloletniej historii oraz dużej rotacji pracowników, gdyż z czasem wielkość archiwum może bardzo się rozrosnąć.
Ważnym czynnikiem są warunki przechowywania dokumentacji. Utrzymanie odpowiedniej wilgotności pomieszczenia oraz ograniczenie dostępu światła pozwoli na lepsze zabezpieczenie akt i zapobiegnie uszkodzeniu. Nie zawsze jednak pozwalają na to panujące w firmie warunki, co wymusza na pracodawcach korzystania z usług archiwizacyjnych.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza także możliwość prowadzenia teczek osobowych w postaci elektronicznej.
Dzięki naszej technologii OCR sprawnie przeniesiesz wszystkie akta pracownicze do nowego cyfrowego archiwum.