1. Czy mogliby Państwo opowiedzieć o swojej dotychczasowej historii/ działalności, głównych założeniach firmy i jej strategii?
Firma działa na polskim rynku od 2003 roku i została założona w oparciu o polski kapitał oraz potencjał polskich specjalistów, techników i managerów. Od ponad 12 lat świadczymy usługi kompleksowego zarządzania dokumentacją. Początkowo skupialiśmy się na przechowywaniu, porządkowaniu i archiwizacji papierowej dokumentacji biznesowej. Następnie rozszerzyliśmy działalność o obsługę archiwów na miejscu, u klientów. Wprowadziliśmy także usługi niszczenia dokumentacji oraz cykliczną obsługę bezpiecznych pojemników na dokumenty do niszczenia, które są zlokalizowane u klientów. W konsekwencji uruchomiliśmy własną niszczarnię dokumentów papierowych gwarantującą zachowanie pełnej poufności. W 2014 roku Zarząd Archivio podjął decyzję o dalszym rozwoju firmy poprzez inwestowanie w najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne i rozszerzeniu profilu działalności o zarządzanie dokumentami elektronicznymi.
2. Jakie usługi Państwo oferują, kto jest ich głównym odbiorcą?
Istotą naszych usług jest usprawnianie procesów biznesowych klienta poprzez zamianę dokumentacji papierowej na elektroniczną, w tym poprzez skanowanie i rozpoznawanie informacji z obrazów dokumentów. Przykładowo obsługujemy dokumentację finansowo-księgową klientów w zakresie przetwarzania dokumentów papierowych i elektronicznych, w celu tworzenia danych zasilających zewnętrzne systemy księgowe. Zakres tych usług obejmuje także archiwizację papierową i elektroniczną. Oferujemy również usługę przyjmowania efaktur i edokumentów z systemów księgowych, ich dystrybucję i przechowywanie zgodne z wymogami prawa, udostępniając wystawcom i odbiorcom edokumentów dedykowaną i bezpieczną platformę internetową.
3. Jaka jest specyfika działalności Państwa branży?
Nasza branża działa faktycznie w dość specyficznym otoczeniu, ponieważ oferowane rozwiązania i usługi nie zaspokajają wprost podstawowych potrzeb biznesowych klienta, które w naturalny sposób koncentrują się na rozwijaniu własnych produktów, sprzedaży i poprawie konkurencyjności. Dlatego decyzje o wdrożeniu oferowanych przez nas usług są podyktowane doraźnymi potrzebami, wynikającymi często ze zmian przepisów prawa lub podejmowane są w długotrwałych procesach przetargowych. Wspólnym mianownikiem jest zawsze osiągnięcie wymiernych korzyści finansowych przez ograniczenie kosztów działalności.
4. Jak kształtuje się przyszłość branży, w dobie rozwoju cyfryzacji?
Polskie przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z problemem zarządzania ogromną ilością papierowych i elektronicznych dokumentów. Chociaż obserwujemy rosnący udział dokumentów elektronicznych w obiegu, w procesach biznesowych i sprzedażowych wciąż funkcjonują ogromne ilości dokumentów papierowych. Z jednej strony firmy muszą uporządkować swoje wewnętrzne procedury, z drugiej stawić czoła rozbudowanej państwowej biurokracji. Nieuporządkowane procedury przepływu dokumentów i przeciągający się w czasie dostęp do danych może być źródłem opóźnień i prowadzić do zaburzeń pracy firmy lub negatywnie wpłynąć na jakość obsługi klienta i wizerunek. Przyczyną wymienionych problemów jest najczęściej brak wystarczających zasobów oraz wiedzy pozwalającej na optymalizację zarządzania dokumentami. Najtańszym i najmniej skomplikowanym sposobem na pozyskanie tych dwóch brakujących elementów jest przekazanie obsługi procesów back-office do firmy zewnętrznej (outsourcingowej). Przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing z uwagi na oszczędność czasu, koncentrację na kluczowej działalności oraz obniżenie kosztów. Decyzja o przekazaniu poszczególnych procesów na zewnątrz jest również sposobem na podniesienie jakości usług, uzyskanie dostępu do nowoczesnych technologii, redukcję zatrudnienia oraz wzrost bezpieczeństwa. Wskazują na to decyzje biznesowe podejmowane przez spółki outsourcingowe, które konsolidują się tworząc konsorcja i alianse lub outsourcingowe holdingi. Dzięki takiemu zabiegowi jeden partner może dostarczyć firmie kompleksowe rozwiązania z bardzo różnych obszarów. W efekcie odbiorca outsourcingu współpracuje z mniejszą ilością dostawców, co zwiększa przejrzystość w zakresie odpowiedzialności za realizację projektów.
5. Jakie czynniki zadecydowały o wyborze SEGRO Business Park Warsaw, Żerań jako lokalizacji Państwa siedziby w Polsce?
Archivio posiada dwie lokalizacje – w Krakowie – Regionalne Centrum Operacyjne Kraków oraz w Warszawie – Regionalne Centrum Operacyjne Warszawa, a także Archiwum Centralne zlokalizowane w SEGRO Business Park Warsaw, Żerań. Za wyborem tej lokalizacji zadecydowało kilka czynników, między innymi bliskość dotychczasowej lokalizacji magazynów Archivio mieszczących się na Białołęce. Istotna była dla nas również bliska odległość do centrum Warszawy, gdzie swoje siedziby ma większość naszych klientów, dzięki czemu przyspieszyliśmy czynności operacyjne. Tym samym zapewniamy szybką realizację usług, a nasi klienci i pracownicy mogą bez problemów dojechać do naszej firmy komunikacją miejską lub samochodem. Ważna była także duża elastyczność w dostosowywaniu powierzchni najmu do naszych potrzeb.
6. Jakie rozwiązania, dedykowane Państwa działalności, zostały zastosowane w obiekcie?
Najważniejsza była dla nas konieczność skomunikowania biura z magazynem. Z racji specyfiki naszej działalności nieustannie potrzebny jest bezpośredni dostęp z biura do magazynu, a także konieczność oddzielenia części magazynowej przeznaczonej do przechowywania dokumentacji od tej przeznaczanej pod niszczarnię. W przypadku archiwum konieczne było posiadanie docku załadunkowego, natomiast przy niszczarni został spełniony wymóg podjazdu i ruchomego podestu.
7. Czy mogliby Państwo zdradzić swoje plany rozwojowe na najbliższy rok?
W roku 2016 r. planujemy systematyczny i uwzględniający oczekiwania klientów rozwój usług zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną poprzez modernizację i dodawanie nowych funkcjonalności wykorzystywanego i oferowanego oprogramowania. Chcemy również rozszerzyć zakres realizowanych usług o nowe elementy takie jak np. e-kancelaria, możliwość realizowania płatności za otrzymywane efaktury czy wystawianie faktur na naszym portalu internetowym. Nadrzędnym celem, który sobie stawiamy, jest ciągłe podnoszenie jakości świadczonych usług, jak również bezpieczeństwo procesów.
Agnieszka Szymczak – Członek Zarządu Archivio sp. z o.o., Dyrektor Zarządzający
Z Archivio związana od 2006 roku. Najpierw jako Członek Zarządu, a od lipca 2015 jako współwłaściciel. Jest absolwentką Akademii Finansów w Warszawie. Dodatkowe umiejętności zdobywała na stypendium Socrates-Erasmus w Niemczech na European Business Studies oraz ukończyła Executive Master of Business Administration na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Karierę zawodową rozpoczynała w spółkach Grupy PZU przechodząc przez kolejne szczeble kariery. Prywatnie mama dwóch wspaniałych córek.