Jak głęboko powinna sięgać analityka kosztów i zakupów? Gdzie jest granica przydatności pozyskanych informacji? I ile czasu ma zająć szczegółowa ewidencja? To są dylematy, przed którymi często staje nawet doświadczony dyrektor czy kontroler finansowy. Zawsze można powiedzieć, że to oczywiście zależy. Zależy od struktury firmy, wielkości, doświadczenia i potrzeby analizy informacji. Itd., itd.
W Archivio lubimy te dylematy, gdyż naszym celem od lat jest usprawnianie procesu księgowania dokumentów. Zaczynaliśmy od rozpoznawania danych z dokumentów, następnie wdrożyliśmy własne rozwiązanie do korekcji i weryfikacji pozyskanych danych z dokumentów. Udoskonalamy je bez przerwy. Efekt – dokładność 99,9%. Niewiele procesów i rozwiązań może się tym pochwalić.
Ale schody zaczynają się gdy chcemy pozyskać „trochę” więcej. Dane z linii faktur czy innych dokumentów: indeks towaru, nazwę, ilości, kwoty netto, brutto itd. A do tego te dokumenty w swoim układzie różnią się od siebie, zmieniają. Poza tym, oczekiwaniem klienta jest dopisanie do towaru kodu EAN, indeksu własnego, dopisanie kodu kosztowego i sprawdzenie, czy na dokumencie pojawił się numer zamówienia i numer dostawcy. Ci, którzy pracowali z systemami OCR, wiedzą, że najtrudniej i najdłużej szuka się danych, które nie wiadomo, czy znajdują się na dokumencie. Jak szukać czegoś, czego nie ma?☹. I dla „ułatwienia” na dokumentach skanowanych telefonami komórkowymi – krzywizny zapewnione 😊.
Po roku prac znaleźliśmy rozwiązanie! Wdrożyliśmy technologię i opracowaliśmy całościowy proces, który pozwala w ekonomicznie uzasadnionych kosztach, zrealizować wszystkie wymienione potrzeby:
- rozpoznaje dane z linii faktury/dokumentu
- weryfikuje obecność pożądanych danych w treści dokumentu
- uzupełnia o informacje dodatkowe: MPK, Profit Center, nr dostawcy itd. Itd.
- Generuje plik z danymi do wczytania do systemu FK, ERP, itd.
To wszystko szybko, sprawnie, z oczekiwaną dokładnością, dając czas własnym specjalistom na skupianie się na analizie, nie ewidencji.
Zapraszamy do testów.