Postęp technologiczny pozwala przedsiębiorstwom na zrównoważony rozwój pod każdym względem. Jednak, by umiejętnie go wykorzystywać w pracy z ludźmi, należy posiadać narzędzia, które usprawnią funkcjonowanie całego zespołu i wykonywanie przez niego obowiązków służbowych z odpowiednią starannością i wydajnością. Coraz częściej w tym kontekście pojawia się pojęcie systemu workflow, co w wolnym tłumaczeniu oznacza przepływ pracy. Przez system ten rozumie się sposób zarządzania zespołem, w którym przepływ informacji odbywa się pomiędzy obiektami odgrywającymi rolę w jej przetwarzaniu.
Może też oznaczać przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zakres czynności. Jednak jest to system technologiczny mający również swoje odzwierciedlenie w automatyzacji procesów biznesowych. W tym kontekście chodzi o przekazywanie dokumentów, zadań czy też informacji w sposób automatyczny przez pracowników z zachowaniem procedur właściwych dla miejsca pracy. Wdrożenie systemu workflow oznaczać może również oprogramowanie, które może przyczynić się do lepszej organizacji obowiązków służbowych. Które procesy mogą przebiegać więc sprawniej, dzięki wykorzystaniu tego systemu?
Wdrożenie workflow – korzyści
Niezwykle ważne jest, by wspomniany system był odpowiednio dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, gdyż wtedy jest on najbardziej efektywny i przynosi oczekiwane rezultaty. Najważniejszą chyba zaletą, a zarazem jedną z najbardziej oczywistych, jest stwierdzenie, że workflow to przede wszystkim sprawniejsze wykonywanie obowiązków służbowych przez pracowników dzięki automatyzacji procesów. Można tutaj, chociażby wymienić obieg wniosków urlopowych czy też dokumentów odnośnie delegacji.
Wdrożenie workflow to również przejrzystość na etapie rozdzielania zadań i wykonywania obowiązków przez pracowników. Dzięki wprowadzeniu oprogramowania dedykowanego przedsiębiorstwu można uniknąć szumu komunikacyjnego, gdyż każde zadanie trafia bezpośrednio do danej osoby, co sprawia, że wszyscy wiedzą doskonale, co mają robić. Ponadto przełożony ma znacznie większą kontrolę nad koordynowaniem oraz rozliczaniem osób z poszczególnych zadań, a w dodatku kontrola ta może przełożyć się na wcześniejsze wyeliminowanie potencjalnych błędów.
System workflow jest więc szansą dla przedsiębiorstwa na efektywniejsze zarządzanie zespołem, co w dłuższej perspektywie może przełożyć się na większe zyski oraz sporą oszczędność czasu.