Według polskiego prawa wszystkie przedsiębiorstwa czy też organizacje pozarządowe mają obowiązek przechowywania oraz archiwizowania dokumentacji księgowej nawet po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W każdym momencie bowiem Urząd Skarbowy może zlecić jej kontrolę. Dla wielu podmiotów stanowi to pewien problem, gdyż brakuje im wiedzy na temat prawidłowego przebiegu tego procesu. Podpowiadamy więc, w jaki sposób należy robić to zgodnie z prawem, by nie narazić się na finansowe kary pochodzące z tego tytułu.
Całość dokumentacji powinna być przechowywana w jednym miejscu
Niezależnie od tego, w ilu miejscach przebywają członkowie zarządu spółki, przedsiębiorstwa czy organizacji pozarządowej, dokumenty księgowe oraz inwentaryzacyjne, bez względu na sposób ich prowadzenia, powinny być przechowywane i archiwizowane w jednym miejscu w siedzibie zarządu. Mówi o tym artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo powinny być w odpowiedni sposób skatalogowane, najlepiej taki, który umożliwi łatwe odnalezienie potrzebnych informacji i będzie podzielony na okresy sprawozdawcze. Ważnym aspektem jest również to, że przechowywanie oraz archiwizacja dokumentacji musi odbywać się pod adresem wskazanym jako siedziba zarządu w umowie spółki, statucie organizacji pozarządowej np. stowarzyszenia itp. oraz podanym w zgłoszeniu do sądu rejestrowego. Wyjątek od tego stanowi stwierdzenie w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP 2 do właściwego urzędu skarbowego innego miejsca poza siedzibą podmiotu, w którym dokumentacja będzie magazynowana.
Księgi rachunkowe w obowiązującym roku sprawozdawczym – gdzie powinny się znajdować?
Sytuacja wygląda nieco odmiennie, jeśli chodzi o bieżący rok sprawozdawczy. Nie reguluje go bowiem wyżej wymieniony artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdyż dotyczy on poprzednich (zakończonych) okresów rozliczeniowych. W takim przypadku przechowywanie i archiwizacja dokumentacji powinna odbywać się rzecz jasna we wskazanej siedzibie zarządu, ale niekoniecznie musi. Może być ona przekazana upoważnionej firmie lub osobie znajdującej się poza siedzibą podmiotu np. do biura rachunkowego na okres przejściowy. Ważne jednak, by poinformować o tym właściwy urząd skarbowy w ciągu 15 dni od momentu wydania ksiąg rachunkowych oraz umożliwić dostęp do nich organowi kontroli. Po zakończeniu roku rozliczeniowego całość dokumentacji powinna natomiast wrócić do siedziby jednostki.