Czy Twoja firma zaczyna borykać się z problemem przechowywania dokumentów biurowych, a Twoi pracownicy mają kłopot, by szybko i sprawnie znaleźć daną fakturę lub akta? Tego typu sytuacja to niestety w dzisiejszych czasach spore wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, gdyż „sterta papierów” rośnie w oszałamiającym tempie, a obowiązek ich archiwizowania i przetrzymywania przez pewien okres czasu jest zobligowany prawnie. Za niedopełnienie tego typu czynności mogą grozić nie tylko konsekwencje finansowe, ale również prawne. Warto więc kontrolować swoje możliwości zasobowe oraz przestrzenne i w razie konieczności skorzystać z usług firmy specjalizującej się w przechowywaniu dokumentów oraz oferującej pełny zakres obsługi. To rozwiązanie w obecnych czasach bardzo zyskuje na popularności ze względu na komfort działania.
Zlecenie przechowywania dokumentów zewnętrznej firmie – zalety
W kontekście realizacji tego typu usługi jako największą zaletę można wymienić oszczędność czasu i pieniędzy. Zlecenie przechowywania dokumentów profesjonalnym archiwistom pozwala bowiem na zagospodarowanie zasobów ludzkich do innych zadań, co umożliwi efektywne działanie przedsiębiorstwu. Ponadto powierzenie tej czynności zewnętrznej firmie generuje znacznie mniejsze koszty niż wynajmowanie dodatkowej powierzchni do magazynowania „teczek z papierami” oraz zatrudnianie nowych pracowników, którzy mieliby w zakresie swoich obowiązków pracę z dokumentami.
Bardzo ważnym aspektem przechowywania dokumentów w ramach outsourcingu jest również fakt, że wszystkie akta osobowe, faktury itd. zostaną przez zewnętrzną firmę uporządkowane według kategorii ewidencyjnych, a w ramach świadczonych usług mogą zostać również zdigitalizowane. Takie rozwiązanie pozwoli Twoim pracownikom na znacznie szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów.
Jako właściciel firmy nie musisz się również przejmować o bezpieczeństwo powierzonych akt personalnych czy też faktur. Odpowiedzialność za ich przechowywanie spada bowiem po podpisaniu umowy na zleceniobiorcę, który czyni wszelkie starania mające na celu ich ochronę przed dostępem niepożądanych osób trzecich. Dlatego też dla przedsiębiorstwa korzystającego z tego typu usług nie istnieje żadne ryzyko niebezpieczeństwa.