Jednym z fundamentalnych obowiązków przedsiębiorców jest gromadzenie oraz przechowywanie dokumentów związanych z działalnością gospodarczą. Brak dopełnienia tych obowiązków może skutkować karami finansowymi, dlatego jeśli nie jesteście pewni jaką dokumentację powinniście przechowywać, to warto powierzyć to zadanie doświadczonej firmie. Eksperci z Archivio posiadają pełną wiedzę w tym zakresie, a przy tym stale aktualizują posiadane informacje. Warto jednak znać choćby najważniejsze dokumenty, które zgodnie z polskim ustawodawstwem muszą być przechowywane przez spółkę:
- Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – stanowi sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w firmie i wykorzystywana jest do obliczania zaliczek na podatek dochodowy.
- faktury kosztowe i sprzedażowe – przedsiębiorcy są zobligowani od 2014 roku do dokumentowania transakcji sprzedaży przy wykorzystaniu faktur. Obowiązek spoczywa również na firmach zwolnionych z VAT.
- dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty, m.in. paragony, wyciągi z kont bankowych, potwierdzenie dokonania przelewu, itp.
- dokumenty dotyczące kasy fiskalnej, m.in. kopie paragonów, książę serwisową, raporty z kasy fiskalnej, itp.
- dokumenty podatkowe (dotyczy również podatników VAT) , m.in. dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty.
- dokumenty związane z ewidencją środków trwałych i wyposażeni, tj. dotyczących akcesoriów biurowych, mebli, pojazdów.
- umowy z pracownikami m.in. akta osobowe, lista płac, karty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne.
- dokumenty kadrowo-płacowe m.in. akta osobowe, dokumentacja płac (listy płac, karty wynagrodzeń).
Elektroniczna forma
Niektóre dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, np. księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, sprawozdania finansowe i dokumenty inwentaryzacyjne. W formie elektronicznej powinny być przechowywane wszystkie dokumenty firmowe, które w oryginalne powstały w takiej formie.
Osoby, poszukujące pomocy w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentów firmowych mogą skorzystać ze wsparcia Archivio. Przekonaj się jakie to proste!