Gromadzenie i przechowywanie dokumentów firmowych jest nie tylko naturalną czynnością towarzyszącą prowadzeniu działalności gospodarczej, ale także obowiązkiem przedsiębiorcy. Nie należy jednak obawiać się, że po pewnym czasie zbraknie w firmie miejsca na przetrzymywanie akt, umów, uchwał , itp. Okres przechowywania dokumentów jest określony prawnie. Jeśli nie mają Państwo czasu lub czują się niepewnie w tym zakresie, warto zgłosić się do Archivio, gdzie specjaliści przejmą obowiązki. Ponadto doskonale wiedzą jak długo należy przechowywać faktury, dokumenty księgowe, czy rachunkowe.
Najważniejsze terminy
To ile należy przechować konkretne materiały zależy od ich rodzaju. Warto pamiętać jak długo przetrzymać trzeba określony rodzaj dokumentacji działalności gospodarczej:
- 50 lat (od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika) – dokumentacja pracownicza,
- 5 lat – dokumenty rachunkowe: księgi rachunkowe, pozostałe dowody księgowe i dokumenty, dokumenty inwentaryzacyjne, kopie rachunków, kopie i oryginały faktur,
- 5 lat – dokumenty zgłoszeniowe , rozliczeniowe i płatnicze ZUS.
Wyjątki od reguły
Niekiedy zasadne jest przerwanie biegu wymaganego okresu przechowywania dokumentów spółki. W przypadku ksiąg i dokumentów podatkowych może dojść do zawieszenia, a nawet przerwania takiego okresu. Przy zawieszeniu czas wstrzymania to 3 lata, a jeśli bieg zostanie przywrócony to okres wstrzymania wlicza się w ogólny okres przechowywania dokumentów. Wstrzymanie może nastąpić na skutek wniosku, który wpłynął do sądu administracyjnego. Przerwanie biegu może być efektem ogłoszenia upadłości przez przedsiębiorcę.
Zagadnienia dotyczące tego ile powinny być przetrzymywane dokumenty ZUS, umowy cywilnoprawne, a także inne akta z działalności gospodarczej są trudne dla osób, które na co dzień nie mają z tym styczności. Warto powierzyć te zadanie ekspertom z Archivio.