Faktura KSEF

Elastyczność

Konfigurowalny i dedykowany dostęp do załączników

Integralność

Powiązanie z załącznikami do faktur przechowywanymi i udostępnianymi w zewnętrznej bezpiecznej aplikacji web

Funkcjonalność

Efektywny system eksportu i importu faktur do KSeF

Obsługa faktur z/do krajowego systemu e-faktur (KSEF)

Wraz z rozwojem i popularyzacją technologii na rynku powstaje coraz więcej rozwiązań, których celem jest automatyzacja procesów zachodzących w przedsiębiorstwach. Doskonałym przykładem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który już wkrótce będzie podstawowym narzędziem generowania, przesyłania i odbierania faktur w wielu firmach. Wśród głównych celów ustawy KSeF, według Ministerstwa Finansów, można wymienić m.in. redukcję kosztów (szczególnie w przypadku wystawiania tradycyjnych papierowych dokumentów), wzrost efektywności krajowej administracji oraz zwalczanie nieuczciwości podatkowej.

KSeF – krajowy system elektronicznych faktur

Dla większości przedsiębiorców jest to wręcz rewolucyjna zmiana, dlatego jako Archivio proponujemy pełne wsparcie zarówno na etapie wdrożenia, jak i bieżącej obsługi systemu KSeF.

W naszej ofercie dostępne jest specjalne narzędzie Invo24, które umożliwia wczytywanie i pobieranie faktur do elektronicznego systemu wraz z ich wizualizacją i konwersją danych do odpowiedniego formatu (obsługiwanego przez dany system księgowy lub ERP).  Co ważne, KSeF nie obsługuje załączników do faktur, a dzięki korzystaniu z naszej usługi Invo24 możliwe jest dopisanie linku do załącznika w określonym miejscu ustrukturyzowanej faktury (XML) oraz jego przysłanie do odbiorców i archiwizowanie. Szczegóły dotyczące pozycji faktury znajdują się w ten sposób w zewnętrznym dokumencie powiązanym. Dołączony dokument będzie dostępny online przez 24/7 na bezpiecznym serwerze z opcją podglądu, pobrania lub wydruku.

Czym jest i na czym polega Krajowy System e-faktur?

KSeF to ogólnokrajowy program informatyczny, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w celu zautomatyzowania procesu generowania, przesyłania, odbierania, a także archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Co ciekawe, Polska jest czwartym europejskim krajem, który wprowadził taki system (wcześniej na KSeF zdecydowały się takie państwa jak Włochy, Hiszpania oraz Portugalia). Platforma działa zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o VAT – w art. 106na-106nd.

Każdy przedsiębiorca może nadawać i zmieniać uprawnienia dotyczące dostępu do systemu (m.in. pełnomocnikom, osobom odpowiedzialnym za wystawianie czy odbieranie firmowych dokumentów oraz przedstawicielom biur rachunkowych). Wystawcy i odbiorcy elektronicznych dokumentów mogą również weryfikować poprawność danych zawartych w e-fakturach. Głównym celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest oczywiście uszczelnienie systemu podatkowego wraz z wyeliminowaniem wszelkich przestępstw czy nadużyć podatkowych. KSeF jest zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową (KAS).

Warto również wyjaśnić czym jest faktura ustrukturyzowana, która obowiązuje w obrocie gospodarczym dopiero od 1 stycznia 2022 roku. To dokument wystawiony w formacie XML (zgodnie ze wzorcem udostępnionym w KSeF) podpisywany cyfrowo. Po wprowadzeniu e-faktury do systemu jest ona sprawdzana pod kątem poprawności wszystkich danych, a następnie zostaje nadany jej numer identyfikacyjny (oficjalny numer faktury). Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) i dopiero wtedy dokument jest udostępniony nabywcy.

Kto może korzystać z KSeF?

Krajowy System e-Faktur dotyczy wyłącznie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Według początkowych założeń platforma miała również uwzględniać faktury konsumenckie, czyli wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności (B2C), jednak Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu, co oznacza, iż takie dokumenty będą generowane według dotychczasowych zasad.

Wśród podmiotów, które są zobowiązane do rejestracji i korzystania z KSeF wymienia się czynnych podatników VAT (mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce), a także przedsiębiorców zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Ponadto do elektronicznego systemu mają trafiać faktury dokumentujące WDT, eksport towarów i usług oraz dostawę opodatkowaną poza Polską. W takiej sytuacji przedsiębiorca poza wygenerowaniem e-faktury w KSeF musi przesłać nabywcy dokument sprzedażowy w innej formie (pdf, papierowej) z koniecznością oznaczenia go specjalnym kodem QR.

Dokumenty, które nie muszą trafić do krajowego systemu (podlegające wyłączeniu) to przede wszystkim:

• faktury proforma,
• faktury konsumenckie (B2C),
• faktury wystawione przez zagranicznych dostawców,
• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS,
• bilety pełniące funkcję faktury,
• paragony z numerem NIP na kwotę niższą niż 450 złotych.

Doskonale wiemy, że wprowadzenie nowego systemu informatycznego do firmy dla wielu jest procesem niezwykle skomplikowanym i czasochłonnym (pod względem choćby zrozumienia procedur czy obsługi platformy). Archivio chętnie służy doradztwem i wsparciem. Odpowiemy na wszystkie nurtujące pytania.

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?

Pierwszym krokiem w celu wystawienia faktury elektronicznej jest oczywiście rejestracja przedsiębiorcy w systemie informatycznym. Podatnik musi wykorzystać jeden z dostępnych mechanizmów weryfikacji tożsamości, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, profil zaufany lub specjalny token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur.

Każdy przedsiębiorca mający NIP będzie miał automatycznie stworzone konto w KSeF. W innych przypadkach będzie można zweryfikować dane podatnika poprzez wysłanie zgłoszenia do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w formie druku ZAW-FA. Logowanie na konto i wystawianie faktur odbywa się poprzez wejście na rządową stronę i skorzystanie z oprogramowania komercyjnego lub z wykorzystaniem aplikacji mobilnej.

W pierwszej kolejności należy wejść w zakładkę „wprowadź fakturę”, aby wybrać rodzaj dokumentu i wypełnić niezbędne dane, w tym informacje identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy. Następnie konieczne jest dokładne sprawdzenie wszystkich danych (to ostatni moment na wprowadzenie ewentualnych poprawek). Kolejny krok to oczywiście wysyłka elektronicznego dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to wariant najprostszy, „ręczny”, adresowany raczej do bardzo małych firm, z minimalną ilością wystawianych faktur. Dla wszystkich innych powstają dedykowane rozwiązania, takie, jak INVO24, współpracujące z systemami fakturowania.

Platforma automatycznie weryfikuje dane i zatwierdza lub odrzuca dokument. W razie akceptacji podatnik otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Jeśli faktura nie spełni określonych wymogów, zostanie anulowana i konieczne będzie jej ponowne wystawienie. Na koniec e-faktura uzyskuje numer referencyjny, dzięki któremu możliwe jest jej pobranie lub wyszukanie w przyszłości. Warto wspomnieć, że każdy dokument będzie przechowywany na platformie aż 10 lat.
Od kiedy system jest obowiązkowy?

Prace nad projektem Krajowego Systemu e-Faktur rozpoczęły się już w 2016 roku, jednak dopiero kilka lat później, a dokładnie 4 sierpnia 2023 roku został on podpisany przez prezydenta. Ustawę opublikowano również w Dzienniku Ustaw. Od stycznia 2022 roku aż dotąd obowiązuje tzw. czas przejściowy, podczas którego przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu KSeF i równocześnie przygotowywać się do zbliżających się zmian. Według danych Ministerstwa Finansów od uruchomienia platformy za jej pośrednictwem wystawiono około 70 tysięcy e-faktur (przypomnijmy, że korzystanie z systemu aktualnie jest dobrowolne).

Termin obowiązywania wystawiania dokumentów elektronicznych w systemie KSeF rozpoczyna się:

• 1 lipca 2024 dla dużych firm (głównie podatników VAT),
• 1 stycznia 2025 dla mikro-, małych i średnich firm zwolnionych z VAT.

Wraz z dniem, w którym korzystanie z elektronicznego systemu dla wybranych podmiotów będzie obowiązkowe, podatnicy nieprzestrzegający określonych zasad są narażeni na konsekwencje prawne, w tym na wysokie kary finansowe, wynoszące do 100% wysokości podatku wykazanego na fakturze. W przypadku, gdy na dokumencie wystawionym poza KSeF nie jest podana stawka podatku, kara wyniesie do 18,7% wartości kwoty należności znajdującej się na dokumencie finansowym.

Przedsiębiorca zapłaci karę w sytuacji, gdy nie wystawi faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (np. odbiorca otrzyma dokument w dotychczasowej formie papierowej lub PDF) lub w okresie trwania awarii platformy sporządzi fakturę niezgodnie z przyjętym wzorem oraz gdy nie prześle do KSeF elektronicznego dokumentu po zakończeniu awarii (ma na to 7 dni).

Urzędnicy podczas ustalania wysokości kar będą stosowali przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Korzyści z używania KSeF

Mimo, iż obecnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, to coraz większa liczba podmiotów decyduje się na generowanie faktur za pośrednictwem tej platformy. Wynika to oczywiście z wielu korzyści, na które mogą liczyć aktywni użytkownicy systemu KSeF. Wśród najważniejszych zalet stosowania takiego rozwiązania można wymienić:

• krótszy termin oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
• zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur (system KSeF gromadzi je w formie online przez 10 lat) oraz przesyłania plików JPK FA na żądanie urzędu,
• skrócony czas wymiany dokumentów finansowych pomiędzy wystawcą a odbiorcą,
• ograniczenie błędów na fakturach oraz podczas księgowania, dzięki zastosowaniu odgórnie przyjętego ujednoliconego wzoru,
• przyspieszenie i uproszczenie kontroli urzędowych (związanych z podatkiem VAT).

Ponadto wystawca ma pełny wgląd do statusu wystawionego dokumentu i może szybko sprawdzić, czy dotarł on do kontrahenta. Nie trzeba również obawiać się sytuacji, w której faktury zostaną zniszczone czy zgubione, dzięki czemu nie jest konieczna ich duplikacja.

Obowiązki Archivio w zakresie obsługi KSeF

Zakres obowiązków zależy w dużej mierze od zakresu współpracy podejmowanej z Archivio. Na etapie wdrożenia zweryfikujemy czy udostępniany klientom program do fakturowania poprawnie generuje faktury ustrukturyzowane. Każda faktura wysyłana do systemu KSeF przejdzie też weryfikację przed jej wczytaniem do systemu.

Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące rejestracji w systemie KSeF oraz wystawiania faktur (również w opcji z załącznikami) zachęcamy do kontaktu z Archivio. Przedstawimy także możliwości stosowania naszego programu Invo24. Krajowy System e-Faktur jest niezwykle ważnym i potrzebnym krokiem w kierunku cyfryzacji procesów fakturowania w Polsce. Stosowanie innowacyjnego oprogramowania niesie korzyści dla przedsiębiorców oraz państwa (poprzez uszczelnienie systemu podatkowego), a także usprawnia proces księgowania. Właściciele firm mają pewność, iż dokumenty finansowe są zgodne z obowiązującymi przepisami, dlatego mogą w pełni skupić się na rozwoju prowadzonej działalności.

Informacje o usłudze Invo24 z KSeF

• Nasze rozwiązanie Invo24 zostało zaprojektowane uniwersalnie i zapewnia wczytywanie faktur do systemu KSeF, jak i pobieranie otrzymanych faktur, ich wizualizację, a przede wszystkim konwersję danych do formatu wymaganego przez system księgowy firmy. W ten sposób proces rejestracji faktur może zostać zautomatyzowany.
• Rozwiązanie jest szczególnie dedykowane wszystkim wystawcom faktur, dla których załączniki mogą być przekazywane w formie załącznika do faktury ustrukturyzowanej. KSeF nie obsługuje załączników.
• Za pomocą Invo24 możliwe jest dopisanie we właściwym miejscu faktury ustrukturyzowanej linku do załącznika.
• Załącznik znajdzie się na bezpiecznym serwerze Invo24.
• Załącznik dostępny jest online 24/7 przez określony czas.
• Wystawca może monitorować status dla dokumentów umieszczonych w Invo24 ( potwierdzenie otwarcia załącznika ).
• Odbiorca może załącznik wydrukować lub pobrać.
• System Invo24 umożliwia dystrybucję eFaktur które nie zostały uwzględnione w procedurze KSeF.
• przed rozpoczęciem prac analizujemy potrzeby biznesowe oraz ustalamy szczegółowy harmonogram działań