Zmiany przepisów polskiego prawa, które zostały wprowadzone w życie ustawą 1 stycznia 2019 roku, otworzyły szerokie możliwości przed firmami, które chciały całkowicie przenieść prowadzenie dokumentacji do systemów informatycznych. Od tej pory przedsiębiorstwa miały bowiem wybór pomiędzy prowadzeniem akt osobowych pracowników w sposób tradycyjny (papierowy) lub cyfrowy. Do 1 stycznia 2019 roku zdigitalizowana dokumentacja mogła być prowadzona, ale jedynie w formie pomocniczej i nie mogła w żadnym stopniu zastąpić tej archiwizowanej w formie papierowej. W obliczu pandemii zmiana przepisów prawa stała się strzałem w “10”, gdyż wiele przedsiębiorstw musiało przejść na tryb pracy zdalnej, co skomplikowało wykonywanie obowiązków służbowych działu kadr i HR. Digitalizacja dokumentacji staje się coraz popularniejsza, gdyż koronawirus nie opuszcza naszej społeczności, a proces ten przynosi przedsiębiorcom spore korzyści.
Co należy zrobić, by teczki pracownicze przenieść z formy papierowej do formy cyfrowej?
Tak naprawdę czynność tę można wykonać w trzech krokach, choć warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy, w szczególności, gdy mamy do czynienia z ogromną ilością dokumentacji. Przede wszystkim akta pracownicze należy odwzorować cyfrowo, czyli zeskanować je za pomocą skanera i zapisać w formacie pliku pdf. Następnie konieczne jest opatrzenie dokumentacji kwalifikowanym profilem elektronicznym osoby upoważnionej lub elektroniczną pieczęcią pracodawcy. Trzecim krokiem jest umieszczenie opatrzonych podpisem elektronicznym dokumentów w aktach pracowniczych konkretnej osoby, tak by zachować czytelność, spójność oraz dostęp do informacji.
Digitalizacja teczek pracowniczych – korzyści
W związku z rozprzestrzeniającą się pandemią, w celu zmniejszenia ryzyka zarażenia się pracowników, warto niektóre działy, takie jak np. kadry i HR wysłać do domu. Są to bowiem osoby, bez których firma nie może normalnie funkcjonować. Digitalizacja teczek pracowniczych przyspiesza możliwość zarządzania nimi, opracowywania oraz przeszukiwania w celu znalezienia potrzebnych informacji. Dla kadr oraz zespołu HR cyfryzacja dokumentacji to przede wszystkim znacznie szybsza sprawność działania, porządek oraz sposobność do przechowywania wszystkiego w jednym miejscu. Ważny jest również aspekt finansowy, gdyż digitalizacja niesie za sobą spore oszczędności, m.in. redukuje koszty przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej, a także zmniejsza koszty zakupu artykułów biurowych służących do archiwizacji.