Ilość przeprowadzanych transakcji przez firmę może doprowadzić niekiedy pracowników do przysłowiowego szaleństwa. W każdym przypadku należy odpowiednio zaksięgować fakturę i ją opisać, by wydatki oraz wpływy zgadzały się co do grosza. Rejestrowanie oraz konieczność przechowywania tyczą się również wszystkich innych podpisywanych dokumentów, takich jak, chociażby umowy czy kwestionariusze. W związku z tym może się wydarzyć sytuacja, w której pracownicy mogą stracić kontrolę nad zasobami ciągle przybywających nowych „papierów”. Czy istnieje rozwiązanie, dzięki któremu można tego uniknąć?
Jakie problemy może powodować wciąż przybywająca papierowa dokumentacja?
Trzeba otwarcie przyznać, że nie każda firma posiada możliwości oraz odpowiednio dużą ilość miejsca do przechowywania różnego rodzaju umów, faktur czy innych ważnych dokumentów. Systematycznie zwiększająca się liczba „papierów” może więc sprawić, że nie będą one właściwie przetrzymywane, a co za tym idzie, wzrasta też ryzyko ujawnienia prywatnych informacji osobom nieuprawnionym. W świetle zaostrzonych przepisów RODO może to z kolei przekładać się na konsekwencje prawne oraz wysokie kary finansowe. Oprócz tego problemu mogą pojawić się inne, bardziej przyziemne. Chodzi głównie o naturę organizacyjną firmy. W przypadku występowania dużej liczby dokumentów może okazać się, że pracownicy będą mieli kłopoty z odnalezieniem na czas właściwej umowy czy faktury. Cały proces może więc się znacznie wydłużyć w czasie.
Porządkowanie dokumentacji przez zewnętrzną firmę to sposób na rozwiązanie problemów
Wynajęcie zewnętrznej firmy do porządkowania oraz archiwizacji dokumentacji niesie za sobą wiele zalet. Przede wszystkim w zależności od potrzeb i oczekiwań zlecającego usługi te mogą zostać wykonane w siedzibie przedsiębiorstwa lub w profesjonalnym archiwum wynajętej firmy. Po podpisaniu umowy wszystkie obowiązki dotyczące segregowania oraz magazynowania leżą po stronie zleceniobiorcy i to on przejmuje za nie odpowiedzialność. Zewnętrzne firmy specjalizujące się w świadczeniu tego typu usług posiadają najwyższe standardy bezpieczeństwa, dzięki czemu nie trzeba się obawiać o zastosowane rozwiązania.
Porządkowanie i klasyfikacja dokumentów do poszczególnych kategorii archiwalnych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie porządkowania i prowadzenia archiwów.