Automatyzacja procesów
W każdej firmie rozrastające się procesy, z czasem okazują się mniej efektywne, a ilość pracy „ręcznej” w nich wykonywanej rośnie.
Dzisiejsze możliwości techniczne proponowanych przez Archivio narzędzi w znacznym stopniu mogą to zmienić.
Korzyści automatyzacji procesów:
- Skrócenie czasu „obróbki” dokumentów,
- Wyeliminowanie zużywania czasu pracy osób merytorycznych na czynności biurowe, manualne,
- Przekierowanie uwagi specjalistów na analizę versus wpisywanie danych,
- Wyeliminowanie błędów ludzkich nieodzownych przy dużym wolumenie i powtarzających się czynnościach.
Po latach doświadczeń wiemy, iż czas zmiany procesów są utrudnieniem dla każdej organizacji. Angażuje kluczowych pracowników, ingeruje w bieżący system pracy, czasem wymaga krótkookresowej pracy w 2 wersjach.
Jak to zatem robi Archivio?
#rozwiązanie
Wraz z naszymi partnerami #abbyy #tcgproces #bos #wizlink proponujemy najbardziej pasujące i efektywne rozwiązanie. Ważne jest, aby przy minimalnym wysiłku organizacyjnym i finansowym, uzyskać maksymalnie możliwy wynik:
- razem z uczestnikami analizujemy proces
- ustalamy kluczowe elementy, które równocześnie:
- angażują czas
- są powtarzalne
- posiadają ustalony algorytm działania
- proponujemy dopasowane #rozwiązanie,
- wdrażamy #rozwiązanie,
- monitorujemy działanie i dostrajamy #rozwiązanie.
A praktycznie, co możemy zautomatyzować:
- klasyfikację i kategoryzację odbieranych maili i dokumentów, w podziale na nadawców, temat, obszar, słowa kluczowe itd
- przesyłanie dokumentów do odpowiednich osób, komórek, działów
- akceptację dokumentów w firmie
- pozyskanie danych z dokumentów, np. z faktur do wczytania do systemów księgowych, z dokumentów kontroli jakości, z zamówień do odpowiednich systemów
- weryfikację spójności i kompletności dokumentów i zawartości pod względem wymagań, wytycznych czy procedur
- pobieranie dokumentów z portali, aplikacji dostawców i przekierowanie ich do obiegu dokumentów w firmie
- weryfikację otrzymanych faktur z zamówieniami
W jakich branżach automatyzacja przynosi efekty. We wszystkich. Ale oczywiście najbardziej w tych, gdzie występuje duży przepływ dokumentów magazynowych, zakupowych, księgowych, produkcyjnych, kontroli jakości itd.
A są to:
- retail
- FMCG
- farmacja
- budowlana
- finanse i bankowość
- usług księgowych i kadrowych
We wszystkich tych branżach #Archivio może przedstawić studium przypadków wykorzystania #automatyzacji.
Automatyzacja procesów księgowych: przewaga nad manualnym wprowadzaniem danych
Automatyzacja procesów księgowych przynosi wiele korzyści w porównaniu z manualnym wprowadzaniem danych. Przede wszystkim umożliwia szybkie i bezbłędne wprowadzanie danych z faktur do systemów księgowych, co znacząco przyspiesza procesy finansowe. Dzięki temu firmy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na ręczne przetwarzanie dokumentów.
Jednym z kluczowych aspektów automatyzacji obiegu faktur jest eliminacja błędów ludzkich, co znacząco zwiększa dokładność i efektywność procesów księgowych. Błędy wprowadzane ręcznie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, takich jak błędne raporty czy nieprawidłowe rozliczenia podatkowe.
Technologia OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) odgrywa istotną rolę w automatyzacji procesów księgowych, pozwalając na szybkie przetwarzanie dokumentów. Dzięki OCR możliwe jest skanowanie i cyfrowe przetwarzanie faktur, co znacząco redukuje czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych. To nie tylko przyspiesza procesy księgowe, ale także zmniejsza koszty operacyjne związane z zatrudnianiem dodatkowego personelu do obsługi dokumentów.
Automatyzacja procesów: jak technologie ułatwiają codzienne obowiązki?
Automatyzacja procesów staje się coraz popularniejsza w różnych branżach. Jednym z jej kluczowych zastosowań jest automatyczne przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich działów, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, nie tracąc czasu na ręczne sortowanie i przesyłanie dokumentów.
Kolejnym istotnym aspektem automatyzacji jest optymalizacja procesów akceptacji dokumentów w firmie. Wprowadzenie zaawansowanych narzędzi umożliwia szybkie i sprawne zatwierdzanie dokumentów, co prowadzi do zwiększenia efektywności całej organizacji. Automatyczne systemy akceptacji eliminują potrzebę wielokrotnego przesyłania dokumentów między działami.
Redukcja czasu potrzebnego na weryfikację danych i dokumentów jest kolejnym obszarem, w którym automatyzacja odgrywa kluczową rolę. Zastosowanie zaawansowanych narzędzi automatyzacyjnych pozwala na szybkie i dokładne sprawdzanie poprawności informacji, co znacząco przyspiesza procesy biznesowe.
Automatyzacja księgowości: zwiększenie efektywności w zarządzaniu finansami
Automatyzacja księgowości to kluczowy element zwiększania efektywności w zarządzaniu finansami. Integracja systemów księgowych z narzędziami do automatyzacji obiegu faktur umożliwia płynne i bezproblemowe zarządzanie danymi finansowymi. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zredukować liczbę błędów, które mogą pojawiać się przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Wprowadzenie automatycznych raportów i analiz procesów księgowych stanowi kolejny krok w kierunku nowoczesnego zarządzania finansami. Bieżące monitorowanie kondycji finansowej firmy staje się łatwiejsze i bardziej precyzyjne dzięki narzędziom, które automatycznie generują raporty na podstawie aktualnych danych.