Stosy papierowych arkuszy nie tylko zajmują dużo miejsca, ale stanowią też niepraktyczne rozwiązanie, jeśli chcemy szybko wyszukać konkretną informację. Rozwiązaniem tego problemu jest digitalizacja dokumentów. Dzięki skanowaniu arkuszy można je bez trudu wprowadzić do obiegu cyfrowego i mieć stały dostęp do potrzebnych danych. Proces ten z pewnością okaże się przydatny w firmach z rozmaitych branż. Zastanawiasz się, do czego służy cyfryzacja danych? Co to jest i na czym w zasadzie polega? Jeśli szukasz odpowiedzi na te pytania, znajdziesz je w poniższym artykule – zapraszamy do lektury.
Dowiedz się, na czym polega digitalizacja dokumentacji
Skanowanie i digitalizacja dokumentów to przydatne rozwiązanie, jeśli zależy nam na automatyzacji wybranych zadań w firmach. Dzięki temu procesowi można zyskać łatwy dostęp do wszelkich faktur, umów i innych aktów przydatnych w miejscu pracy bez potrzeby ręcznego przeglądania papierowych formularzy. Polega na przetwarzaniu materiałów w tradycyjnej formie na postać cyfrową i zapisywanie ich na przykład na komputerze, w systemie wewnętrznym firmy czy chmurze lub innym nośniku zewnętrznym. Choć skanowanie jest dość czasochłonnym zadaniem, zdecydowanie stanowi warte uwagi rozwiązanie.
Współcześnie coraz więcej firm decyduje się na proces, jakim jest digitalizacja dokumentów. Co to jest i dlaczego tak wiele przedsiębiorstw z tego korzysta? Głównym powodem popularności tego rozwiązania jest znaczne ułatwienie pracy i oszczędność czasu. Dzięki skanowaniu dokumentów można mieć dostęp do treści bez konieczności przechowywania ich w papierowej formie.
Po co digitalizować dokumenty w firmach?
Proces ten związany jest z wieloma korzyściami, a jego głównym celem jest usprawnienie wielu zadań. Przykładowo, wyszukiwanie konkretnych dokumentów lub poszczególnych informacji będzie znacznie łatwiejsze, jeśli będą zapisane w postaci cyfrowej, a nie schowane w szafce czy szufladzie. Dzięki skanowaniu i digitalizacji można łatwo uzyskać dostęp nawet do archiwów sprzed wielu lat bez potrzeby odchodzenia od stanowiska.
Rozwiązanie to okazuje się pomocne także jeśli chodzi o miejsce. Eliminuje bowiem potrzebę przeznaczania odpowiednio dopasowanej przestrzeni do przechowywania dokumentacji w papierowej postaci.
Jak zorganizować digitalizację dokumentów w firmie?
Aby przeprowadzić ten proces w firmie, należy się odpowiednio przygotować. Organizacja digitalizacji dokumentów wymaga poświęcenia znacznych nakładów czasu i posiadania skanera oraz oczywiście komputera i specjalistycznego oprogramowania. Może się tym zająć jeden pracownik, ale im więcej osób będzie realizować to zadanie, tym szybciej się ono zakończy. Jest to jednak w dużej mierze kwestia indywidualna uzależniona od wielkości firmy i liczby arkuszy wymagających skanowania.
Należy odpowiednio przygotować archiwum do digitalizacji – zebrać wszystkie arkusze w jednym miejscu, usunąć zszywki, spinacze, wyjąć kartki z segregatorów i foliowych koszulek, odpiąć ewentualne karteczki z adnotacjami oraz przeprowadzić inne niezbędne czynności. Do zorganizowania tego procesu warto też przemyśleć strukturę folderów lub innych przestrzeni, w których będą przechowywane treści należące do firmy. Dzięki temu wyszukiwanie konkretnych dokumentów po skanowaniu będzie wygodne i intuicyjne. W niektórych przypadkach należy zabezpieczyć je hasłem, by zachować poufność danych i ochronić je przed dostępem niepożądanych osób. Podczas skanowania i digitalizacji warto też uważnie dobierać nazwy folderów i plików, by bez trudu znaleźć potrzebne arkusze.
Jakie są zalety digitalizacji dokumentów w firmie?
Rozwiązanie związane z licznymi korzyściami dla firmy? Tym właśnie jest digitalizacja dokumentów. Co to znaczy dla przedsiębiorstwa z dowolnej branży? W skrócie – oznacza to usprawnienie rozmaitych czynności w miejscu pracy. Warto więc dokładniej omówić atuty tego procesu, który z pewnością zainteresuje wielu pracodawców.
Zalety digitalizacji w firmie to:
- przyspieszenie pracy i poprawa wydajności,
- redukcja kosztów przedsiębiorstwa, łatwiejszy dostęp do określonych treści,
- możliwość generowania plików w konkretnym formacie,
- oszczędność miejsca w siedzibie firmy,
- ograniczenie wytwarzania odpadów i kupowania materiałów eksploatacyjnych,
- możliwość zabezpieczenia plików przed dostępem niepożądanych osób,
- bezpieczeństwo związane z niewielkim ryzykiem zniszczenia lub zgubienia dokumentów,
- łatwe udostępnianie treści klientom i współpracownikom.
Ze względu na liczne korzyści coraz więcej firm decyduje się na przeprowadzenie tego procesu. Proste skanowanie nie wymaga specjalistycznej wiedzy i umiejętności, lecz konieczna jest cierpliwość oraz skrupulatność – nie można pominąć żadnej strony i trzeba zadbać o uporządkowany charakter prac. Inaczej sprawa wygląda, jeśli oprócz przenoszenia tekstów i obrazów do formy cyfrowej zależy nam także na m.in. pozyskaniu danych niezbędnych do zarządzania przedsiębiorstwem – tu przyda się pomoc profesjonalnej firmy.
Co jeszcze warto wiedzieć o digitalizacji dokumentów?
Skoro wiemy już, co to jest, na czym polega, do czego służy oraz jakie są zalety tego rozwiązania, możemy przejść do pozostałych ważnych informacji na temat skanowania i digitalizacji dokumentów w firmie. Przede wszystkim warto mieć na uwadze istnienie programu OCR, który rozpoznaje teksty i znajduje w nich określone litery lub znaki graficzne.
Polecanym rozwiązaniem w tym zakresie jest stworzenie bazy danych, w której znajdą się arkusze po skanowaniu. Dzięki temu można będzie zapewnić pracownikom firmy bezproblemowy dostęp do potrzebnych treści cechujący się przejrzystą strukturą. Ułatwi to wyszukiwanie i zarządzanie określonymi danymi bez potrzeby sięgania po papierowe formularze oraz korzystania z tradycyjnego archiwum.
Komu można zlecić digitalizację dokumentów?
W niektórych przypadkach może być to nieskomplikowany proces, do którego nie będą potrzebne specjalistyczne umiejętności i zaawansowane technologicznie zaplecze techniczne. Jeśli jednak digitalizacja dokumentacji w firmie będzie zadaniem wymagającym skanowania dużych stosów treści na papierze, a także pozyskiwania danych, zarządzania nimi i organizacji odpowiednich struktur, lepszym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z usług specjalistów.
Wprowadzaniem danych do obiegu cyfrowego zajmuje się Archivio! Kompleksowa usługa obejmuje wszystkie niezbędne czynności i przeprowadzana jest z zachowaniem najwyższych standardów jakości. Zapraszamy do sprawdzenia szczegółów na naszej stronie internetowej oraz zachęcamy do kontaktu w przypadku zainteresowania skanowaniem i digitalizacją dokumentacji.