Kiedy w latach 50-tych ubiegłego wieku na rynku pojawiły się pierwsze roboty kuchenne, gospodynie domowe odetchnęły z ulgą. Jednocześnie podniosło się wiele głosów, które robotyzację gotowania uznały za zwiastun upadku tradycyjnego modelu rodziny i zachwianie obyczajowości. Wbrew tym złowieszczym prognozom takie urządzenia kuchenne jak miksery czy krajalnice zyskały sobie ogromną popularność – dziś praktycznie nie wyobrażamy sobie bez nich funkcjonowania w kuchni. Kulinaria to jednak nie jedyna dziedzina, w którą z sukcesem wkroczyła automatyzacja – stąd właśnie ogromny wzrost popularności systemów RPA.
Robotic Process Automation nazywa się czasem również robotyzacją zaplecza. W dużym uproszczeniu jest to zestaw algorytmów zebranych w aplikacje, które wyręczają człowieka w powtarzalnych, a bardzo często czasochłonnych czynnościach. Technologia automatyzacji pozwala pobierać, przetwarzać i modyfikować dane w taki sam sposób, w jaki dokonywałby tego pracownik.
W każdej firmie takie działy jak księgowość, kadry czy kontroling generują olbrzymią ilość dokumentów. W większości ich produkowanie nie wymaga skomplikowanych czynności, jedynie uzupełnienia stosownych pól, co przy manualnym wykonywaniu może okazać się żmudne. Systemy RPA są w stanie tworzyć dokumentację o wiele szybciej. W zależności od zaprogramowania mogą robić to seryjnie, w wyznaczonych odstępach czasowych i bez konieczności nadzorowania procesu. Systemy RPA ułatwiają nie tylko samo generowanie, ale również przechowywanie dokumentu – od razu powstaje jego cyfrowa kopia, która przesłana zostaje na bezpieczny serwer. Zamiast zajmujących dużą ilość miejsca segregatorów otrzymujemy nowoczesną bazę danych, w której w dowolnej chwili możemy wyszukać potrzebny arkusz. Mniej zużytego papieru to również mniejsza degradacja środowiska naturalnego – kolejna kwestia, na którą kładzie się obecnie coraz większy nacisk.
Wpadając w rutynę nietrudno jest popełnić lub przeoczyć pomyłkę. Powtarzanie po kilka razy w ciągu dnia tych samych zajęć jest również męczące, wymaga robienia częstszych przerw. Badania socjologiczne wykazały również, że pracownicy, którzy zaangażowani są w tego typu procesy szybciej tracą motywację i skupienie. Systemy RPA mają tą przewagę nad człowiekiem, że nie męczą się monotonnymi czynnościami. Odpowiednio zaprogramowane, pozwolą również ustrzec się najczęstszych pomyłek.
Wprowadzenie w firmie systemów RPA oznacza rzecz jasna poniesienie pewnych kosztów. Zespół aplikacji musi być ściśle dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, wymaga więc indywidualnego zaprojektowania, następnie stworzenia oraz uzyskania stosownej licencji. Pomiędzy pierwotną a ostateczną wersją z pewnością konieczne będą także testy. Z wydatkami wiązać będzie się również sam proces implementacji w firmie i odpowiedniego przeszkolenia. Z biegiem czasu system wymagać może również aktualizacji czy też przeprowadzenia audytów – robot nie dostosuje się samodzielnie do takich kwestii jak nowelizacje przepisów czy reorganizacja w strukturach samej firmy. W zależności od skali procesu robotyzacji, koszty te mogą okazać się znaczące, jednak wiele czynników wskazuje na możliwy zwrot z inwestycji.
Przede wszystkim, w odróżnieniu od człowieka, robot może pracować bezustannie, bez przerw, urlopów i zwolnień chorobowych. W środowisku danych bot zawsze będzie poruszać się sprawniej i szybciej niż człowiek, więc RPA znacząco przyspiesza pewne czynności i to za o wiele mniejszą cenę – wykonuje coś, za co fizycznemu pracownikowi trzeba byłoby zapłacić.
Wprowadzenie systemów RPA to dla wielu firm perspektywa nie tylko na redukcję kosztów i podniesienie poziomu usług, ale również szansa na bardziej dynamiczny rozwój. Można wykorzystać ją również jako skuteczną formę zabezpieczenia się przed brakami kadrowymi, która wysokiej klasy specjalistom pozwoli w pełni skupić się na ważnych obowiązkach bez strat czasu na powtarzalne, mechanicznie wykonywane czynności.