Każda firma w swojej działalności produkuje niezliczone ilości dokumentów. Niektóre z nich nie tracą aktualności, część jednak po czasie staje się przedmiotem iście hamletowskich rozważań: wyrzucić, czy nie wyrzucić? Zasady i przepisy regulujące archiwizację firmowej dokumentacji warto znać. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której zniszczymy materiały, które w myśl prawa wciąż powinniśmy przechowywać lub będziemy niepotrzebnie gromadzić papiery, które do niczego się już nam nie przydadzą.
Okresy obowiązkowego przechowywania dokumentacji
W zależności od zawartych w niej treści, okresy obowiązkowego przechowywania firmowej dokumentacji wyznaczane są przez różne ustawy i mogą wynosić nawet do 50 lat.
W przypadku faktur VAT (zarówno oryginałów jak i kopii), ksiąg podatkowych oraz duplikatów wystawianych przez firmę rachunków czas przechowywania określają Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o ordynacji podatkowej. Wynosi on 5 lat, należy jednak pamiętać, iż liczymy go od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Niedostosowanie się do tych przepisów może pociągnąć do odpowiedzialności karnej i skutkować nałożeniem wysokiej grzywny.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą, to Kodeks Pracy nakazuje przechowywanie jej przez 50 lat po ustaniu stosunku zatrudnienia, jednak najnowsza nowelizacja, która wejdzie w życie z początkiem roku 2019, skróci ten okres do lat 10. Przy tej okazji warto zauważyć, że w odróżnieniu od innych typów dokumentów, elektroniczna wersja akt pracowniczych ma jedynie pomocniczy charakter i nie zwalnia pracodawcy z obowiązku posiadania oryginałów w wersji papierowej.
Okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej do ZUS może różnić się w zależności od jej rodzaju. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje, iż materiały dotyczące rejestracji w ZUS należy zachować przez cały okres działalności przedsiębiorstwa, kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych przez 5 lat, natomiast dokumenty płatnicze do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Niezależnie od typu dokumentów ważne jest zapewnienie im bezpieczeństwa podczas przechowywania, dobrą praktyką jest także podzielenie ich na okresy rozliczeniowe, co znacznie ułatwi odnalezienie w archiwum pożądanych materiałów.