Archiwizacja dokumentów On-Line? Archivio!

System informatyczny do zarządzania dokumentacją

Dysponujemy nowoczesnym systemem informatycznym do archiwizacji i zarządzania dokumentacją biznesową, który powstał w oparciu o zaawansowaną analizę potrzeb rynku oraz indywidualne konsultacje merytoryczne z pracownikami wielu polskich przedsiębiorstw. Nasz modułowy system do zarządzania dokumentacją

  • został opracowany przez doświadczonych archiwistów i specjalistów IT, którzy zastosowali funkcjonalne rozwiązania technologiczne ułatwiające codzienną pracę oraz zarządzanie zasobami dokumentów biznesowych,
  • umożliwia elastyczną konfigurację ustawień do indywidualnych wymagań i realnych potrzeb,
  • zapewnia szybki dostęp do dokumentów w formie elektronicznej,
  • gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa wrażliwych danych.

System IT do zarządzania dokumentacją – przegląd funkcjonalności

Opcja oddzielnych baz danych w jednej firmie

Nasz program umożliwia prowadzenie niezależnych baz danych dla wszystkich jednostek organizacyjnych firmy, co przekłada się bezpośrednio na wyższy komfort pracy, porządek w zasobach informatycznych, większą kontrolę oraz przede wszystkim szybkość dostępu do konkretnych danych. Wykaz przykładowych kryteriów wyszukiwania danych: a) skrócona nazwa aktotwórcy, b) tytuł teczki, c) znak teczki, d) położenie akt w archiwum, e) kategoria tematyczna akt, f) numer spisu zdawczo-odbiorczego, g) data sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego, h) data przyjęcia dokumentów do archiwum, i) przekazujący akta do archiwum, j) skrajne daty akt.

System składania zamówień

  • System umożliwia złożenie zamówienia drogą telefoniczną oraz elektroniczną w formie e-mail’a.
  • Złożenie zamówienia jest możliwe po podaniu unikalnego hasła przez Pracownika firmy.
  • Do składania zamówienia upoważnieni są tylko i wyłącznie wytypowani Pracownicy.

Raportowanie i fakturowanie

System umożliwia generowanie wielu przydatnych raportów, w tym m.in.:

  • Spis zdawczo-odbiorczy – raport jest jednym z podstawowych dokumentów w pracy archiwum, określającym dokumentację przekazaną do składowania,
  • Kartę udostępnienia akt – raport pozwala na wydrukowanie karty udostępnienia akt o podanym numerze,
  • wykazu spisów zdawczo-odbiorczych – raport skupia ogólne informacje o poszczególnych spisach zdawczo – odbiorczych, takich jak: spis do brakowania, spis do przekazania oraz spis do wycofania),
  • brakowania w wybranym roku – raport pokazuje zestawienie akt wybranej jednostki organizacyjnej, których okres przechowywania minie w wybranym przez użytkownika roku,.
  • fakturowania – istnieje możliwość wystawiania faktur z wyszczególnieniem kosztów danej jednostki organizacyjnej.

Dostęp on-line – dodatkowy moduł umożliwia wyszukiwanie dokumentów za pomocą standardowej przeglądarki internetowej, dzięki czemu: a) z wyszukiwarki może korzystać dowolna ilość Użytkowników – z dowolnej lokalizacji, b) dokumenty można wydrukować, zapisać na dysku lub przesłać pocztą elektroniczną do wybranego adresata, c) można złożyć zamówienie na wypożyczenie akt w formie tradycyjnej i otrzymanie potwierdzenia wysłania, d) moduł automatycznie weryfikuje prawa poszczególnych Użytkowników do poszczególnych modułów oraz grup dokumentów za pomocą kombinacji: użytkownik + hasło + rola. Wybierz systemy informatyczne do zarządzania dokumentacją Archivio.

 
1593
 

ZADZWOŃ DO NAS 22 814 54 07, 691-890-516

 LUB NAPISZ  bok@archivio.pl

 
OfertaKontakt