Nie od razu Rzym zbudowano. To powiedzenie moglibyśmy odnieść do wielu aspektów naszego życia począwszy od czynności stosunkowo błahych jak sprzątanie czy gotowanie przez naukę projektowania i programowania kończąc na prowadzeniu własnego biznesu. Wszystkie wymienione aktywności łączy jedna cecha – cierpliwość. To samo tyczy się również przeprowadzania procesu digitalizacji dokumentów w firmie. Na pierwszy rzut oka może wydawać się ona niepotrzebna i strasznie czasochłonna. Automatyzacja procesów biznesowych umożliwia jednak usprawnienie organizacji pracy, a także wykonywanych zadań. Warto poświęcić jej uwagę nawet dla własnej wygody. Co więc zrobić, by digitalizacja przebiegła sprawnie?
Zastanów się jakie dokumenty chcesz skanować.
Nie oszukujmy się. Nie wszystkie “papiery” są Ci potrzebne codziennie do wykonywania swoich obowiązków. Z jednych korzystasz częściej, z drugich znacznie rzadziej, a jeszcze inne odkładasz w kąt, bo mogą przydać Ci się w przyszłości. Z logicznego punktu widzenia oczywistym wydaje się, że digitalizacja powinna być pełna, ale tak jak na początku stwierdziliśmy, nie od razu Rzym zbudowano. Ważne, byś ustalił swoje priorytety, zeskanował w ustalonej kolejności dokumenty, których będziesz używał, a roboty softwarowe będą od tego momentu robić za Ciebie resztę.
Niech digitalizacja przebiega małymi krokami
Jeśli ustaliłeś już priorytety, problem raczej masz już za sobą. Gdy jednak nie zdecydowałeś się na przyjęcie jakiejkolwiek metody segregacji “papierów” powinieneś zacząć od ustalenia jednej z dwóch następujących rzeczy, a mianowicie istotności dokumentów, a także częstotliwości korzystania z nich. To pozwoli Ci na posortowanie ich na “kupki”, a także umożliwi na zastosowanie chronologii podczas procesu digitalizacji. Skanowanie dokumentów nie powinno stanowić przeszkody samej w sobie, a Ty w ten sposób zaoszczędzisz czas i swoje pieniądze.
Automatyzacja procesów dzięki robotom softwarowym będzie dla Ciebie sporym udogodnieniem.
Nie od dziś wiadomo, że nowoczesne technologie mają wpływ na nasze funkcjonowanie zarówno w życiu codziennym, jak i biznesowym. Roboty softwarowe w pełni zautomatyzowały większość czynności, dzięki czemu wykonywanie obowiązków stało się szybsze i łatwiejsze. Dlatego też elektroniczna archiwizacja dokumentów również wykorzystuje takie działania.