Pandemia koronawirusa wymusiła na nas zmianę wielu zachowań. Dotyczy to nie tylko codziennych czynności, ale również nawyków pracowniczych, w tym zmiany systemu pracy ze stacjonarnego na hybrydę lub wykonywania obowiązków służbowych w sposób całkowicie zdalny. W przypadku pracy kancelarii, sekretariatów czy też urzędów administracji publicznej dostęp do fizycznej dokumentacji w świetle wprowadzonego lockdown’u stał się mocno ograniczony, a wręcz nawet niemożliwy. Dlatego też wszystkie wymienione instytucje musiały znaleźć rozwiązanie, które pozwoliłoby im na wykonywanie obowiązków służbowych niezależnie od aktualnej sytuacji pandemicznej w kraju. Tym rozwiązaniem stała się archiwizacja dokumentów w formie ich digitalizacji.
Archiwizacja w formie digitalizacji, czyli łatwy dostęp pracowników do dokumentów
Rozwiązanie to pozwoliło na wprowadzenie w wielu firmach innowacyjnego zarządzania strukturami oraz wdrożenie nowoczesnych standardów. Dzięki specjalnie opracowywanym systemom dedykowanym konkretnym przedsiębiorstwom jest to metoda w pełni bezpieczna, która umożliwia pracownikom szybki i łatwy dostęp do dokumentów. Objawia się to m.in. za pomocą możliwości stworzenia uporządkowanych katalogów ewidencyjnych ułatwiających szukanie interesujących plików. To wszystko sprawia, że nie ma konieczności fizycznego pojawiania się w biurze i przetrząsania kolejnych teczek z aktami czy fakturami, a każdą sprawę tego typu można załatwić sprawnie i bez zbędnej zwłoki.
Jak pracować zdalnie mając pełen dostęp do dokumentów?
Przede wszystkim znacznie szybciej, bardziej zorganizowanie i nieporównywalnie bezpieczniej. Każde przedsiębiorstwo codziennie generuje przynajmniej kilka nowych stron dokumentacji w postaci faktur czy umów, a w perspektywie wielu miesięcy, a nawet lat uzbiera się ich tysiące. Po pewnym czasie stos zgromadzonych papierów mimo przechowywania ich w segregatorach czy też teczkach może powodować dezorganizację pracy, a nawet tragiczny w skutkach wyciek danych prawnie chronionych. Digitalizacja dokumentów jest sposobem na uniknięcie tego typu zagrożeń i sprawia, że wykonywanie obowiązków służbowych z domu przebiega bez żadnych zakłóceń oraz komplikacji.